תוכנה לניהול מסמכים מכסה מגוון רחב של משימות. משימות אלה מסייעות לעסקים לייעל את זרימת המידע בתוך הארגון, ובנוסף גם עם גורמי חוץ כמו לקוחות, ספקים וכו'. היתרון הגדול שיש לתוכנה אישית לניהול מסמכים הוא היכולת למצוא מסמכים במהירות בפשטות ובקלות. מהו הדבר שעושה את זה אפשרי?

מפתוח מסמכים – התשובה למהירות ויעילות

מפתוח מסמכים הוא התהליך שבו נתונים המאוחסנים במסמך עצמו ונתונים על המסמך נלכדים ע"י המערכת, במטרה להפוך אותם למידע נגיד שאותו ניתן לחפש בשלב מאוחר יותר. ישנן שתי דרכים שבהן נתונים ממסמך עשויים לעזור בחיפוש.

אפשרות ראשונה

שימוש באינדקס טקסט מלא והשני, על ידי הזנה "נתונים על נתונים" – נתונים מסוג זה נקרא 'מטה מידע'. השיטה הראשונה משתמשת בזיהוי תווים אופטיים (OCR) או חילוץ טקסט ללכוד טקסט בתוך המסמך.

אפשרות שנייה

אינדקס לוכדת פרטים על המסמך תחת שדות בנתונים שונים כדי לסייע באיתור מסמכים במהירות בעת צורך. הדבר נעשה על ידי תוכנת אינדקס המסמך עצמו. במאמר זה, אנו נתמקד בשיטה השנייה. הדוגמא הבאה מתארת ​​כיצד זה עובד:

נניח שיש משרד עורכי דין קטן הפועל באמצעות תוכנה לניהול מסמכים. אינדקס מסמך הוא חלק חיוני של מדיניות ניהול מסמכים של המשרד. כך הזרימה של ניהול מסמכים במשרד שלך תהיה:

  1. הסכם נייר נסרק לפורמט PDF ומצטרף לאלפי מסמכים דומים אחרים בארכיון הדיגיטלי.
  2. תוך כדי שמירתו של המסמך ,תוכנת ניהול המסמכים, דואגת לאכלס שדות (אינדקס) מסוימים לחיפוש, כמו סוג המסמך, תאריך ההסכם, הסכם מפלגה, ותאריך תפוגה וכו '.
  3. חנויות תוכנה לניהול מסמכים מכניסה את הנתונים לאינדקס זה במסד הנתונים שלה.
  4. במועד מאוחר יותר, כאשר צריך לשלוף את המסמך, נכנסים לתחומי החיפוש, מקלידים את הנתונים לאינדקס, למשל: הסכם המפלגה.
  5. מקבלים רשימה של ההסכמים שנחתמו עם אותה הקבוצה
  6. בוחרים את המסמך שחיפשת ומתחילים לעבוד על זה.

חשיבותה של תוכנת מפתוח מסמכים

מתוך שישה השלבים שלעיל, רק הצעד השני עסק באינדקסים של המסמך. נניח שמדלגים על שלב זה. פשוט מעבירים את המסמך הסרוק לארכיון מסמכים הדיגיטלי ללא תיוג.

עכשיו, אם רוצים לחפש את המסמך מתוך רשימה של אולי מאות מסמכים שנוצרו באותו היום, נסו לדמיין כמה זמן זה ייקח! אפשר לבזבז כמה שעות רק בסינון הרשימה של מסמכים כאלה.

די סביר שיעלה המון כסף בשביל למצוא אפילו מסמך. וזה יכול לקרות כמעט בכל יום, כפי שהעבודה עם מסמכים היא חבל ההצלה של חברות החוק, אך לא רק עבורן  אלא עבור כל החברות בתעשיות השונות.

אז מה הפתרון?

הפתרון הוא במקום להטמיע תוכנה לניהול מסמכים רגילה, להתקין מערכת לניהול מסמכים שיש בה מערכת למפתוח מסמכים מובנת. התוכנה ליצירת אינדקס מסמכים מאפשרת לך ליצור אינדקס עבור המסמכים בנקודה של היצירה, וכמו כן גם בשלב מאוחר יותר, במקרה של מסמכים הקיימים מראש ומיובאים למערכת, ובכך לעזור באיתור מסמכים במהירות.

יצירת אינדקס עבור מסמך עשויה לקחת דקה או שתיים מהזמן שלך, אך זה יכול לחסוך שעות של זמן פרודוקטיבי לאחר מכן.

יש לך שאלה בנוגע לתכונות המערכת? מעוניין לקבל הסברים נוספים?
צור איתנו קשר ונשמח לסייע לך
צוות חניבעל – מערכת לניהול מסמכים
טלפון: 077-495-6601