כמה מושגים בעולם ניהול המסמכים שכדאי לך להכיר

מערכת לניהול מסמכים

הינה "קופסא" שאילה נכנסים מסמכים שונים (כל הסוגים) ממקורות שונים כגון : סריקה, קבצים בדיסק/שרת/ענן וקישור מקבצי Office וקטלוג המסמכים כך שניתן יהיה למצוא כל מסמך נדרש באפס זמן ושהמסמך יהיה נגיש לעובדי הארגון ע"פ הרשאות.

בדרך כלל המערכת קולטת את המסמכים השונים לתוך "תיק" (שיכול להיות : פרויקט, נושא, כרטיס עובד, מסמכים לרכב, מסמכים לתביעה וכד') כשהמסמכים מתוייקים לפי חוצצים (סוגי מסמכים כגון : צילום תעודת זהות, אישורים שונים, חוזים, הסכמים, צילומי פליירים, תוכניות הנדסיות…) כשכל מסמך מאופיין גם ע"פ תאריך מסמך ותאריך קטלוג וכן מזהים שונים ומילות מפתח מקושרות.

במקרה של קליטה מקבצי אופיס כגון מייל או מסמך Word רצוי לאפשר חיפוש לפי מילים בגוף המייל או המסמך.

המסמכים אמורים להיות קשורים לתיק (יישות מרכזית) והחיפוש יכול להעישות ע"פ כל אחד מהקריטריונים שלפיהם קוטלג במערכת.

זיכרו – ככל שהמסמך יתוייג עם יותר מאפיינים כך נוכל למצוא את המסמך בקלות ובמהירות.

כשחושבים על קטלוג מסמך, צריך לחשוב "איך הייתי מחפש אותו". איך עשיתי את זה כשעבדתי עם קלסרים/תיקיות וכד' ואיך אני מעוניים למצוא את המסמך כעת.

ארכיון דיגיטלי

מערכות לניהול ארכיון דיגיטלי משפרות את זמינות המידע בארגון.
מאפשרות שמירה על כל מסמכי הארגון לתקופה ארוכה יחסית.
הארכיון הדיגיטלי אוצר בתוכו את כל הידע הארגוני ממודר ע"פ הרשאות לרמת תיק/מסמך.

בדרך כלל בארכיון דיגיטלי המשרד או הארגון מבצעים את הסריקה והקטלוג (מפתוח מסמכים בשפה המקצועית) בתוך הבית.
חלק מהארגונים מוצאים את סריקת המסמכים לחברות המתמחות בכך. במקרה זה יש צורך בממשק טכנולוגי המאפשר קליטה של כל המסמכים הסרוקים ע"י החברות החיצוניות לתוך הארכיון הדיגיטלי.

ניהול מחזורי החיים של המסמך

הקפד על מערכת ניהול מסמכים שתדע לנהל את מחזור החיים של כל מסמך ומסמך בעסק שלך.
שיטה זו תעזור לך לעקוב אחר התיוק האלקטרוני שלך, לדעת עבור כל מסמך האם הוא פעיל, כמה זמן הוא שמור אצלך במערכת, איך ומתי הוא נמחק/שוכפל ועוד.

זרימת עבודה מיטבית

אחד היתרונות בניהול מסמכים אלקטרוני היא השיפור ביעילות העסקית.
על ידי הפיכת הקבצים לדיגיטליים בעלי תיוג כך שניתן לאתר אותם בקלות, בעל העסק מצמצם את זמן חיפוש המסמכים על ידי עובדיו, וכתוצאה מכך מגביר את הפרודוקטיביות שלהם בזמן העבודה.

שים לב שהמערכת ניהול מסמכים מותאמת אישית לעסק שלך ולצרכיו, כך שלדוגמא משימות אוטומטיות והודעות דואר אלקטרוני יכולים לסייע לעובדים לשמור על מסלול אחיד במהלך העבודה.

ניהול גירסאות בקבצי Word

וודא כי קבצי האופיס נפתחים ונוצרים מתוך המערכת ולא חיצונית.
פתיחת הקבצים חיצונית ותיוקם לאחר מכן מסרבלת את התיוק ועלולה לגרום לשגיאות בתיוק.
ניהול קבצי אופיס דרך המערכת מקלה על יצירתם, ניהול גירסאות ותיוק המסמכים במהירות וביעילות

ניהול תיקיות וספריות משנה

מערכת לניהול מסמכים (להבדיל ממערכת ניהול קבצים) אינה מתבססת על הסייר של מערכת ההפעלה (Windows) ולעומת זאת מטפלת בספריות ובספריות המשנה ללא התערבות המשתמש, אלא אם כן היתה דרישה ברורה כזו.
במערכות ניהול מסמכים, שם הקובץ אינו מכיל את מילות המפתח אלה בנוי מתיאור קצר של המסמך. מילות המפתח, תיוגים וקישורים המאפשרים מציאת המסמך ע"פ שייכות קבוצתית או ע"פ כל מאפיין אפשרי אחר הקיים במערכת בשילוב עם מאפיינים אחרים נותן את המענה הנכון ביותר למציאת המסמך במהירות וביעילות.
מערכת ניהול מסמכים מאפשרת לבצע פעילויות שונות על המסמכים כקבוצה : כגון, שליחה במייל של מספר פריטים, העתקה, מיונים שונים ועוד ועוד ללא פעילות דרך השימוש בסייר או ישירות דרך ספריות הדיסק.

ארכיון מסמכים

הוא שם נרדף למערכת ניהול מסמכים או מערכת ארכיון דיגיטלי.

ארכיון המסמכים מיועד לשמר את כל הידע הארגוני הנצבר ע"ג מסמכים או דפים סרוקים בתוך מערכת ארגונית אחת. מתוך מטרה לאפשר שיתוף ידע ארגוני של כל החומר הנסרק למערכת ואו המקוטלג למערכת באמצעות כלים שונים, כמו למשל : תוספות Add-In למערכות האופיס, Outlook וכד'.

מסמכים שנשמרו בארכיון ונחתמו דיגיטלית מאפשרים ביעור של החומר בהתאם לחשיבותו ובוודאי להוצאת החומר מתוך משרדי הארגון והעברתם לחברות המתמחות בשמירת מסמכים בארגזים עבור ארגונים/משרדים גדולים.

יש לך שאלה בנוגע לתכונות המערכת? מעוניין לקבל הסברים נוספים?
צור איתנו קשר ונשמח לסייע לך
צוות חניבעל – מערכת לניהול מסמכים
טלפון: 077-495-6601