תוכנה לניהול מסמכים מכסה מגוון רחב של משימות. משימות אלה מסייעות לעסקים לייעל את זרימת המידע בתוך הארגון, ובנוסף גם עם גורמי חוץ כמו לקוחות, ספקים וכו'. היתרון הגדול שיש לתוכנה לניהול מסמכים הוא היכולת למצוא מסמכים במהירות בפשטות ובקלות. וכמובן בעזרת תוכנה לניהול מסמכים, אתה יכול לחסוך מקום זמן וכסף ולייעל את העסק.

למה מעבר למערכת ניהול מסמכים מועיל לחברה?

  • מציאת כל מסמך או קובץ מהמחשב שלך.
  • המידע המאוחסן בארכיון מסמכים הדיגיטלי עשוי היה למלא כמה ארונות תיוק.
  • למנוע אובדן המסמכים.
  • להפסיק כל צורך בארכיוני האחסון מחוץ לאתר.
  • עבודת התיוק-מבטלת את הצורך מראש לעבודה זו
  • אינדקסים רבים (מכיל מידע רב) עבור כל מסמך.
  • מידע הנלכד פעם אחת אף פעם לא יעזוב את הקובץ, ולכן מבטל את נושא ההגשה מחדש.
  • גישה למשתמשים מרובים.
  • קבצים הנמצאים על הרשת ומאפשרים גישה מרחוק.

תוכנה לניהול מסמכים – נותנת לך את הכלים לארגן, לערוך ולהפיץ את הניירת החשובה אשר יושבת בארונות העסק שלך. התוכנית הינה הדרך הטובה ביותר לסרוק במהירות מסמכים, לייבא קבצים ותיקיות אלקטרוניים למיקום מרכזי ולהפיץ מסמכים חשובים בפורמטים סטנדרטיים. מערכת מעקב המסמכים מציגה תמונה הדומה לארון תיוק פיזי.

תכונות אלו ואחרות הופכות את התוכנה לניהול המסמכים לדרך מושלמת לארגן את העסק שלך, לחסוך בעלויות ולחסוך זמן.

לתוכנות ניהול מסמכים של חברת חניבעל מערכות – יש את התכונות שצריך כדי לנהל ביעילות את המסמכים החשובים שלכם. ניהול מסמכים אלקטרוני לא צריך להיות מטלה שתקשה על מי שאחראי עליו, וזהו עניין אינטואיטיבי וקל ככל האפשר.

תוכנה לניהול מסמכים: מה לחפש?

בעת ניסיון ההחלטה איזו תוכנה לניהול מסמכים היא התוכנה הטובה ביותר עבורך, הדבר החשוב ביותר שצריך לשקול בבחירה התוכנה הוא יכולת ארגון של הקבצים החשובים שלך.

הכלים הזמינים בתוכנה צריכים לתת את האופציה לערוך ולהתאים את המסמכים, ובנוסף אפשרות לחזור לגרסאות קודמות של המסמך (סוג של ארכיון מסמכים דיגיטלי) . הממשק צריך להיות פשוט מספיק כדי שהלקוח יוכל לעבוד עם התוכנה בעזרת הכשרה קצרה וללא קשר לרמת מיומנות המחשבים של המשתמש. להלן  דירוגי התוכנות לפי הקריטריונים הבאים:

שילובים

מערכות לניהול המסמכים עוזרת לארגן את המסמכים העסקיים ואת הקבצים בארונות קובץ דיגיטליים. בביקורת שלנו, ציינו אם ארונות קבצים האלה מסוגלים לעבוד בשילוב עם מעבדי תמלילים נפוצים ותוכניות דוא"ל. בנוסף בדקנו את יכולות ניידות, תכונות המאפשרות לשלוח ולקבל קבצים באמצעות הטלפון החכם או הטאבלט.

עזרה ותמיכה

אפילו התוכנה הנקייה ביותר מבאגים והטובה ביותר, עלולה מדי פעם לגרום לבעיות. הלקוח צריך לסמוך על המפתחים כדי לעזור ללקוח בדרך מהירה ויעילה. ולכן, אנחנו מחפשים מפתחים שזמינים באמצעות דואר אלקטרוני, טלפון וצ'ט בזמן האמת.

סיכום

בעזרת השימוש בקריטריונים אשר מדרגים שהוזכרו מעלה, תוכל למצוא את התוכנה לניהול מסמכים הטובה ביותר עבור העסק שלך.

המעבר למשרד ללא נייר – באמצעות פיתוח הארכיון הדיגיטלי

מוביל לחיסכון בזמן, בהוצאות והתייעלות.

יש לך שאלה בנוגע לתכונות המערכת? מעוניין לקבל הסברים נוספים?
צור איתנו קשר ונשמח לסייע לך
צוות חניבעל – מערכת לניהול מסמכים
טלפון: 077-495-6601