ניהול תיק אלקטרוני ותיוק מסמכים

Files-il - ניהול תיק אלקטרוני ותיוק מסמכים

מערכת Files-il מבית חניבעל מערכות מידע בע"מ

זוהי מערכת המצטיינת בפשטותה ונסמכת על ידע של עשרות שנים בפיתוח מערכות לניהול מסמכים שנכתבו עבור חברות ביטוח, בנקים וארגונים נוספים.

המערכת קלה וידידותית לתפעול, אינטואיטיבית ויכולה לתרום לכל ארגון בכל סדר גודל, ללא הגבלת כמות מסמכים, מחלקות וגורמים מקושרים. היא פותחה עבור ארגונים, חברות, מפעלים ועצמאים (כגון עו"ד, רו"ח, סוכני ביטוח וכו').

דוגמאות לשימוש: ניהול תיק תביעה, ניהול מסמכי לקוח, ניהול פרויקט, ניהול ארועים וכד'

מערכת Files-il קולטת מסמכים ממגוון גדול של התקנים: סורקים, מצלמות, דיסק, דוא"ל וכד' ישירות לתוך התיק. הקליטה נעשית בצורה קלה ופשוטה, מובנת ואוטומטית. המערכת מאפשרת ניהול WorkFlow ולהפעיל גורמים שונים במערכת.

היא פועלת בכל סביבות מערכת ההפעלה של Windows כולל Windows-10, ומופעלת מתוך שרתי הארגון (מכל סוג) כולל Terminal Server.

Files-il ניהול תיק אלקטרוני

תכונות עיקריות של מערכת ניהול תיק אלקטרוני

  • ניהול מסמכים סרוקים בתוך תיק אלקטרוני
  • כל תיק מורכב מחוצצים כשכל"חוצץ" מאגד מספר סוגי מסמכים
  • התיק זמין לכל העובדים בארגון והמסמכים זמינים לפי הרשאות
  • סריקת מסמכים מתבצעת ישירות לתוך התיק או בסריקה מרכזית לפי מנות
  • אחזור המסמכים מתבצע ע"י גישה לתיקים ואו ישירות למסמכים
  • איתור המסמכים קל ומהיר בזכות שילוב זיהוי תווים אופטי – OCR
  • איתור תיק/מסמך פשוט להפעלה
  • אפשרות הצגת כל המסמכים או לפי חוצץ או לפי הגדרה מקבצת
  • כמות חוצצים בלתי מוגבלת
  • אפשרות עבודה על תיק ע"י מס' גורמים במקביל
  • איתור תיק / מסמך ע"פ קריטריונים נבחרים
  • קביעת פעילויות לתיק
  • איתור תיק / מסמך במהירות
  • אפשרות רישום הערות ומכתבים לכל תיק
  • מערכת תזכורת
  • ניתוב מסמכים לעובדים
  • הגדרת הרשאות ברמות שונות
  • שמירת מסמכים בארגזים לפי מנות

תכונות נוספות של מערכת ניהול תיק אלקטרוני

  • ייבוא דואר אלקטרוני כולל קבצים מצורפים מכל הסוגים לתוך התיק
  • אפשרות לשלוח תיק / מסמך לגורם חיצוני
  • הדפסת תיק / מסמכי התיק
  • קליטת תמונות ממצלמה
  • הפקת דוחות ניהוליים

מידע זמין ונגיש הינו אבן היסוד לקידום העסקי של כל חברה וארגון.
ארגונים המטמיעים מערכת לניהול תיקים,
מקצרים את זמני העבודה וחוסכים בעלויות