עיבוד מסמך כתמונה הוא התהליך של סריקה, קביעת אינדקס ואחסון דיגיטלי של המסמכים  לאחר מכן ניתן לאחזר מסמכים אלה על ידי מחשב.

למה תהליך זה מועיל לחברה?

  • מציאת כל מסמך או קובץ מהמחשב שלך.
  • המידע המאוחסן בארכיון מסמכים הדיגיטלי עשוי היה למלא כמה ארונות תיוק.
  • למנוע אובדן המסמכים.
  • להפסיק כל צורך בארכיוני האחסון מחוץ לאתר.
  • עבודת התיוק-מבטלת את הצורך מראש לעבודה זו
  • אינדקסים רבים (מכיל מידע רב) עבור כל מסמך.
  • מידע הנלכד פעם אחת אף פעם לא יעזוב את הקובץ, ולכן מבטל את נושא ההגשה מחדש.
  • גישה למשתמשים מרובים.
  • קבצים הנמצאים על הרשת ומאפשרים גישה מרחוק.

האם זה יקר לבצע את התהליך?

  • אין צורך בהשקעה בציוד נוסף, יש לך כנראה יש את כל מה שאתה צריך כבר!
  • השקעה התחלית נמוכה יחסית במציאת תוכנה לניהול מסמכים המתאימה לחברתה.

האם תוכנה לניהול מסמכים זה מסובך לשימוש?

  • קל ופשוט לשימוש .
  • אין עבודה נוספת מעבר למה שעושים היום ללא התיוק האלקטרוני.
  • שימוש בשירות עיבוד מסמך כתמונה אומר שחברה לא צריכה לאמן את צוות להשתמש בסורקים בבית או להזדקק לציוד יקר ובעל ערך.

מה ניתן לסרוק?

  • אם זה על נייר אנחנו יכולים לסרוק את זה!
  • אפשר לסרוק מסמכים מגודל של כרטיס אוטובוס ועד לגודל של 36".

מה התכונות הטיפוסיות עבור עיבוד מסמך כתמונה?

  • חשבוניות.
  • הזמנות רכש.
  • מידע אודות שכר.
  • קבצי מועסקים.
  • חשבוניות מכירה.
  • קבצי נכסים.
  • קבצי לקוחות .
  • קבצי פיתוח.
  • שרטוטים.
  • הצעות מחיר
  • דואר אלקטרוני

סיכום

המעבר למשרד ללא נייר – באמצעות תוכנה לניהול מסמכים – מוביל לחיסכון בזמן, בהוצאות והתייעלות.

יש לך שאלה בנוגע לתכונות המערכת? מעוניין לקבל הסברים נוספים?
צור איתנו קשר ונשמח לסייע לך
צוות חניבעל – מערכת לניהול מסמכים
טלפון: 077-495-6601