מערכות לניהול מסמכים משמשים כארכיון דיגיטלי, ספריה ציבורית של כלל המידע בארגון כך שמתאפשר שימור הידע בארגון ללא צורך בהעסקת גורמים פנים ארגוניים או חיצוניים.
הכנו עבורכם רשימה של 10 יתרונות של מערכת לניהול מסמכים.

1. חיסכון בזמן עבודה

מחקרים מראים שדרוש זמן רב לתיוק מסמכים (בין בקלסרים ובין בספריות דיגיטליות) ולמציאת המסמך הנדרש.
מערכות לניהול מסמכים המאפשרות תיוק לפי נושאים, קבוצות, תיוגים וכיוצ"ב מאפשרות מציאת מסמך נדרש במהירות, וכמעט ללא צורך בהשקעה בחיפוש.
במשרדים / ארגונים רבים העובד משקיע בין 10-20% מזמנו לאיתור המסמכים הנדרשים.
מערכת לניהול מסמכים – תחסוך בזמן הדרוש לאיתור המסמך עד למינימום הנדרש.

2. החזר על השקעה

מכיוון שמערכת לניהול מסמכים משמשת ארכיון דיגיטלי לכלל הארגון ומאפשר שימור ידע והפצת מאגר מידע בין כלל העובדים, המערכת תורמת לניהול טוב יותר ושיפור ענק בזרימת המידע בארגון.
תרומה זו מיתרגמת להכנסה עקיפה בעקבות ניצול הזמן טוב יותר ע"י עובדי החברה.
למשל – ניתן לאתר תוכניות / חוזים / שיטות עבודה לפרויקטים שנעשו בעבר ושיש להם זיקה לפרויקט הנוכחי.

3. עלויות התוכנה

ייתכן וההשקעה בתוכנה תהיה יקרה בהתחלה, אבל כך גם עלות הנייר,הטונר ואספקת דיו.
עלות תחזוקת המדפסות, והחומרים המתכלים והעובדה שהמידע "זורם" ע"י נייר מקשה על השימוש בו ככל שהארגון נעשה גדול יותר.
אם המסמכים זמינים אלקטרונית, הם נגישים לעובדים וזמינים למשלוח במייל לפי דרישה (כולל לגורמים פנים ארגוניים)
החיסכון מערכות לניהול מסמכים יכול גם להתרחב ללקוחות אם באמצעות דואר אלקטרוני או באמצעות פורטל ארגוני באינטרנט עם אבטחת הצפייה במסמכים ע"פ הרשאות שניתנו מראש.

4. עלויות מכונת צילום

עובד המשרד הממוצע עושה יותר מ -60 טיולים בשבוע למכונת הצילום כולל מפגשים מזדמנים עם עובדים אחרים.
מכונות צילום יקרות מאוד לרכישה או חכירה ולתחזוקה. עם מערכות לניהול מסמכים, היכולת לנהל אינטרקציה עם גורמים פנים ארגוניים מתבצעת בקלות. קבוצה יכולה גם להיפגש ולרשום הערות אלקטרוניות על מסמך בו זמנית, ומבטלת את הצורך להפוך את מספר עותקים של טיוטת גרסה אחת.

5. איבוד מסמכים.

במשרדים שבהם הנייר "מסתובב" פיסית, קיים סיכון שהמסמך ילך לאיבוד או שייתקע אצל מי מהעובדים מבלי שניתן יהיה לעשות בו שימוש.

מערכת לניהול מסמכים, המקפידה על נוהלים ברורים וגיבויים תמידיים, מורידה את הדאגה מהעלמות מסמכים.

6. ניהול דואר אלקטרוני

אימיילים מציפים את תיבות הדואר של כלל העובדים. לעיתים מייל שמגיע לעובד אחד לא מועבר או מגיע לידיעתו של עובד אחר.
במערכות לניהול מסמכים שבהם קיימת יכולת מהירה לתייק הודעות דוא"ל או מצורפים, המידע הופך להיות נגיש וזמין לכל העובדים בארגון באותו תחום משותף לקבוצות העבודה השונות בארגון.

המידע אינו נשאר אצל העובד הבודד ונעשה נגיש לכולם.

7. עלויות אחסון

צמצום עלויות האחסון בארגון יאפשר פינוי שטחי עבודה נוספים וימנע את הצורך בתיוק מסמכים שאין הכרח מיוחד לתייקם ולשמור בקלסרים.
גריסה של הנייר והנהגת שיטות תיוק בתוך המערכת לניהול מסמכים תאפשר גם חיסכון במקום, השכרת שטחים מחוץ למשרד ומצד שני תאפשר מציאת המסמך במהירות ויעילות

8. שיפור שירות ללקוח

כשהמסמכים יהיו "תחת היד" ונגישים במהירות וביעילות, תשתפר גם השירות ללקוח וגם היכולת לנפק חשבוניות התואמות לתעודות המשלוח החתומות.
כשכל תעודות המשלוח יסרקו, נוכל לזהות את אלה שלא נסרקו, לברר מה קרה עם הסחורה ולטפל במקרים האלה במהירות רבה יותר.
הלקוח יוכל לקבל עותק אלקטרוני של תעודה המשלוח/החזרה בכל רגע נתון שיבקש אותו.

9. אבטחת מסמכים משופרות

שריפות, הצפות ופגיעה מכוונת במסמכים עלולים לגרום לבעיות קשות בניהול הארגון. מערכות מחשב מאובטחות ומגובות. ובמיוחד כשהגיבוי נעשה גם במקומות שונים מחוץ לארגון, מקטינים את הסכנה.
לעומת זאת, "פריצה" אל מאגרי המידע של הארגון ושליפת מידע ללא הרשאה עלולים לגרום לנזק כבד לא פחות.
לכן ככל שהמידע בארגון רגיש יותר, יש לנהל את רמת האבטחה בהתאם באמצעות נוהלים, מנגנונים ועובדי אבטחת מידע מיומנים.

אבטחה פנים ארגונים תימנע מעובדים צפייה במסכים שלהם אינם מורשים.
מנהלי IT יכולים בקלות יחסית להגן על המסמכים מפני ניסיונות צפייה שאינם נעשים מתוך זדון או ידע מקצועי רב בתחום החדירה למערכות המיחשוב.

10. אסטרטגיית התאוששות מהאסון

ניהול גיבויים תקין ברמת הארגון יאפשר התאוששות מהירה כמעט מכל אסון אפשרי.
במיוחד כמו שצויין קודם – אם הגיבויים נשמרים גם מחוץ לארגון.

יש לך שאלה בנוגע לתכונות המערכת? מעוניין לקבל הסברים נוספים?
צור איתנו קשר ונשמח לסייע לך
צוות חניבעל – מערכת לניהול מסמכים
טלפון: 077-495-6601