כיצד נעדיף לשמור את המסמכים שלנו, באופן ידני או דיגיטלי? כיצד המסמכים יישמרו באופן ודאי ובטוח בכל עת? איך נימנע מאובדן מסמכים, ומדוע תקריות אובדן מסמכים עשויות לקרות בכל מקום, גם אם התיוק והסדר מופתי לאין ערוך? כיצד ניתן להימנע מהאובדן גם אם מסיבה כלשהי אין מסמכים בתיקיות התיוק, והמשרד נותר מיותם, עם מחשבים בלבד?

ברי אפוא כי התשובה לכל השאלות הללו תהיה “ארכיון דיגיטלי ממוחשב”. ארכיון מסמכים יבטיח כי המסמכים שלכם תמיד יישמרו במקום בטוח, ללא דופי ויגובו למערכות חיצוניות לצורך הפחתת סיכונים.

המסמכים שלכם חשובים לכם? אתם ארגון/חברה/עמותה, או אפילו חברה פרטית? ארכיון דיגיטלי ממוחשב בהתאמה אישית יבטיח לכם שקט תעשייתי בכל הקשור לשמירה על המסמכים.

המסמכים ייסרקו ויועברו למערכת ממוחשבת, שממנו ניתן יהיה לשלוף מסמכים בכל עת באפס זמן.

מסמכי העסק והמשרד – מוצרים שבלתי נמנע להשתמש בהם

בכל משרד ישנן תעודות משלוח, קליטות, משלוחים, וכד’. במשרד פרטי ישנן גם חשבוניות, הזמנות וקבלות שצריך לשמור לפרקי זמן ארוכים. במשרדים ממשלתיים – נתונים רגישים ומסווגים על בריאות האזרח, מצבו בביטוח לאומי, וכד’ – והמסמכים האלה הם שנדרשים לשמירה. כל החומרים הללו מתבטאים, בסופו של דבר במסמכים מודפסים, ולא ניתן להימנע מכך.

במשרדים גדולים מאד, האחראיים על תפוצה גדולה של אנשים התיקיות נעשות מרובות, ועם הגודל בא גם הבלגאן, מגיעה חוסר הוודאות, והעובדים כבר בעצמם לא יודעים היכן נמצאים כל המסמכים, שכן לא כל מסמך מתויק לפי ה – אל”ף-בי”ת, וכמות ההחרגות שאתם כמעסיקים צפויים להשית על העובדים שלכם תגרום גם לכם לאבד שליטה.

הפתרון לכך הוא אך ורק ארכיון מסמכים דיגיטלי.

ברצונך להמשיך ולהחזיק גם בעותקים ידניים? ניתן לשלב בין הארכיונים

אין פלא כי משרדים שבכל ימי פעילותם עבדו עם מסמכים אמתיים יחושו מעט רתיעה לעבוד עם מסמכים דיגיטליים. אף כי אין במה לפקפק, והמאגרים הפיסיים שמורים ומאובטחים על ידי חברות מנוסות ומקצועיות שמנהלות ארכיונים ומתחייבים לספק את המסמך המקורי בטווחי זמן קצרים, ולקוחות מסויימים עובדים עדיין עם הארכיונים שלהם במקביל למערכת הדיגיטלית. יחד עם זאת, אם תשאלו לקוחות וותיקים שלנו, תיווכחו לדעת שהם שמים פחות ופחות את יהבם על ארכיון זה. עבורם, ארכיון מסמכים דיגיטלי הוא הארכיון העיקרי בסביבת העבודה.

Hanibaal ארכיון דיגיטלי ממוחשב: מערכת ידידותית ונוחה עם התמצאות קלה במאגר

חברת “חניבעל” שמחה להכיר לך את פלטפורמת הארכיון הממוחשב מתוצרתנו. אנו נדאג שבמסופייך ובמחשבייך יותקן המאגר אשר יוכל לשמש במקום, או לצד הארכיון המקורי שלך ויספק לך שליטה קלה בכל מאגר, התאמה אישית של המאגר ארגונים/חברות, בתי העסק, ולכל סביבת עבודה אחרת.

צרו קשר עם חניבעל להתאמת ארכיון מסמכים דיגיטלי והתקנתו אצלכם: הקליקו כאן!

יש לך שאלה בנוגע לתכונות המערכת? מעוניין לקבל הסברים נוספים?
צור איתנו קשר ונשמח לסייע לך
צוות חניבעל – מערכת לניהול מסמכים
טלפון: 077-495-6601