מהו ארכיון מקצועי ממוחשב, ומדוע הוא הכלי שלכם לסריקת מסמכים? מהם יתרונותיו על התיוק הידני? מהם יתרונותיו על סריקה ללא תוכנת תיוק? כיצד נוהגים כיום לקוחות משרדיים הזקוקים לתיוקי מסמכים, ומהי העדפתם: תיוק ידני או תיוק ממוחשב?

ארכיון מקצועי הוא ארכיון ממוחשב אשר מאפשר, לאחר סריקת המסמך, מתן שם ברור לקובץ, על פי ייעודו, וצירופו לתיקייה רלוונטית. כך, אתם יכולים ליהנות מאיתור קל ומהיר לכל מסמך, ולפתור את עצמכם מהביורוקרטיה והסחבת הרבות שהיו מנת חלקכם בעת עבודתכם עם ארכיון ידני.

ארכיון ממוחשב – מוצר שהולך ונקלט בכל משרד / ארגון / חברה

לא בכדי בתי עסק רבים עוברים, טיפין טיפין, משימוש בארכיון הידני אל עבר זה מערכת לניהול מסמכים, או מחזיקים בו כארכיון גיבוי, כמו כן ניתן לעבור ולשמור את הארכיון הידני בחברות המתמחות בכך ומספקות שירותים יעילים וזולים לשמירת המסמכים הפיסיים.

בארכיון הממוחשב המסמכים מוצגים לכל דורש ע”פ הרשאות ונמצאים נגישים וזמינים תמיד לכל דורש בארגון/משרד.

כל אחד מאתנו יכול לעשות טעות ולאבד את המסמך. יתרה מכך, גם אם כולנו גילינו אחריות, ושמרנו על המסמכים, זה רק עניין של זמן עד שהם יצהיבו. מחברות וספרים שמוחזקים במשרדים זמן רב הולכים ומצהיבים: שוו בנפשכם מה יקרה אם הסכם קנייה מספק, או מכירה ללקוח יצהיב, ולא תוכלו להשתמש בזה כראייה לקיום דרישות הצד השני? לכן, בדיוק משתמשים במוצר כמו ארכיון דיגיטלי: תוכנת ארכיון אשר מקבלת קובץ לאחר סריקתו, ומתייקת אותו בתיקייה ממוחשבת רלוונטית.

סריקה רגילה, ללא שימוש בתוכנה מקצועית, אינה תמיד כדאית

במשרדים או בעסקים זעירים עושים לעיתים שימוש בסורק ושמירת מסמכים בתיקיות (כל אחד לפי שיטתו) וכאשר מדובר בכמות מסמכים קטנה עדיין ניתן להסתדר בשיטה זאת.

עבור משרדים / חברות / ארגונים שמטפלים באלפי דפים לחודש כגון : חשבוניות, הסכמים, טיוטות, מסמכי אפיון וכד’ זה לא פרקטי ולא ישים. הקובץ ייזרק בתיקיות עלומות, או לא יינתן לו שם מתאים, מה שיקשה עליכם לאחזר אותו. אם תצטרכו לאחזר, לדוגמה, חשבוניות ישנות, חוזים, קבלות, וכד’ ללקוח מסויים שקשור לפרוייקט ספציפי, זה בלתי ישים בסריקה רגילה, בה קל לעשות מהלכים רשלניים שיקשו את מציאת המסמך. ארכיון מקצועי המתבסס על תוכנת ארכיון ימנע את הקטסטרופה הזו ויאפשר לכם למצוא כל קובץ ביעילות ובקלות.

לחניבעל מערכות יש פתרון – ארכיון מקצועי ממוחשב בהתאמה לצרכי הלקוח!

בחניבעל אנו מעמידים לרשותכם תוכנת ארכיון אשר תתאים לצרכים המשרדיים שלכם. התוכנה תדאג לתת לקובץ שם רלוונטי ולייעד אותו לתיקיות הרלוונטיות במאגר. מובטחים ביצועים מהירים, ושליפות קלות ייעשו במובהק, בכל עת שתצטרכו. החברה עובדת עם לקוחות רבים, מבעלי עסקים שנמצאים בתחילת דרכם – ועד לחברות גדולות וידועות במשק.

פנו לחברת חניבעל כעת וסללו את הדרך אל תוכנת ארכיון דיגיטלית מקצועית לעסק. הקליקו כאן!

יש לך שאלה בנוגע לתכונות המערכת? מעוניין לקבל הסברים נוספים?
צור איתנו קשר ונשמח לסייע לך
צוות חניבעל – מערכת לניהול מסמכים
טלפון: 077-495-6601