החוק מגדיר גם מתי ובאילו מצבים צריך האזרח בישראל להחתים את המסמכים בחתימה דיגיטלית (מאובטחת או מאושרת). זאת בבואו להעביר בצורה אלקטרונית מסמכים למשרדי הממשל השונים, וביניהם גם לבית המשפט, כך שהמסמכים “יוכרו” כמקוריים, נכונים וחתומים בוודאות על ידי מי שחתם עליהם והצהיר שחתם עליהם.

כך לדוגמא:

חתימה דיגיטלית מאובטחת

יכולה לשמש כל ארגון בשליחת חשבונית מס ללקוח, ובלבד שהיא סופקה על ידי גורמים שרשאים לנפק חתימה דיגיטלית מאובטחת, ובכלל זה חברות שמוכרות חתימות כאלה באינטרנט ושעומדות בתנאי החוק.

חתימה דיגיטלית מאושרת

על מנת לבצע ביעור של מסמכים המוכרים על ידי מס הכנסה ככאלה המציגים הוצאה מוכרת ואשר נרשמים בפנקסי החברה ככאלה, יש צורך לקיים מספר תנאים, ביניהם: סריקת המסמכים כשעל המסמך מוטבעת חותמת “מסמך סרוק”, החותמת “תואם למקור” ו- “חתום דיגיטלית” (התקנות משתנות מעת לעת ויש לעקוב אחרי חוק החתימה הדיגיטלית והתקנות שנקבעות לה, ואשר קיבלו תוקף חוקי מכנסת ישראל).

על פי חוק, המסמך ייחתם על ידי מערכת הסריקה באמצעות חתימה דיגיטלית מאושרת, כאשר החתימה תהיה אמצעי החתמה שהונפק למבצע הסריקה על ידי אחת החברות המנפיקות אמצעי החתמה מאושרים בישראל (comsign, persolanid). כמו כן, המסמך יתויק במערכת “ניהול מסמכים” (לדוגמא: מערכת ניהול המסמכים il-doc מבית חניבעל מערכות מידע בע”מ), כך שניתן יהיה לאתר את המסמך לפי מספר חשבונית, הספק ותאריך החשבונית.

גורם נוסף בארגון יוכל לצפות במסמך שנסרק, להשוות את המסמך הסרוק למסמך המקורי ולאשר באמצעות חתימה שנייה כי המסמך הסרוק תואם למקור בשלמותו. הגורם השני יבצע “החתמה” דיגיטלית מאושרת שהונפקה לו באמצעות אחת החברות הרשאיות על פי החוק לנפק חתימה דיגיטלית מאושרת. (באופן תיאורטי יכול מבצע הסריקה לחתום עם התקן החתמה של comsign והגורם המאשר לבצע החתמה עם התקן החתמה של personalid או בכל קומבינציה אחרת).

היה ולמסמך מצורפות שתי חתימות דיגיטליות של גורמים שהוסמכו לכך בארגון ניתן יהיה לבער את המסמך לאחר הגשת הדוח השנתי למס הכנסה ולאחר שהתקבל אישור עקרוני לקבלת הדוח (לא לאישורו).