החתמה דיגיטלית – MzDigiSign-IL

Doc-il - מערכת ניהול מסמכים

תוכנת ההחתמה הדיגיטלית מאפשר לבצע החתמה מרובה של מסמכים בקלות ובמהירות.

בין היתר :

א.      החתמה על מסמך בודד.

ב.       החתמה על ספריה שלמה.

ג.       בחירת מסמכים, החתמה ושליחה במייל.

ד.       החתמה אוטומטית של קבצים בספריה נבחרת (כל קובץ שמגיע לספריה מוחתם ומועבר לספריה שנקבעה מראש).

ה.      בדיקת חתימה ותקינותה.

ו.         אפשרות לקריאת ספריה שלמה, החתמה על קובץ ושליחה אוטומטית קובץ חתום במייל ללקוח.

חשוב – הפעלת התוכנה אפשרית רק למי שרכש כרטיס התקנה מגורם מאשר והתקין את הדרייברים הנדרשים לשימוש בכרטיסים.

  1. להוסיף תפריט הורדות “הורדת מערכת MzDigiSign-IL”.

מי שלוחץ מקבל מסך להקשת פרטים – כמו בשאר ההורדות.

הלקוח מקבל מייל – ראי מייל FW:

אני מקבל מייל עם הפרטים וסיון שמדובר בתוכנת החתמה דיגיטלית

  1. להוסיף בתפריט מחירון “מחירות להחתמה דיגיטלית” – אנא פנה לחניבעל מערכות, פרט את הצרכים ותקבל הצעת מחיר בהתאם.
להורדת המערכת להתנסות – לחץ כאן

ונהל בחינם עד 25,000 מסמכים ללא הגבלת זמן

התוכנה לניהול מסמכים מבית חניבעל מערכות בע”מ נחשבת למערכת ניהול מסמכים מתקדמת לניהול מסמכים ארגוני. לגרסה האחרונה נוספו אפשרויות חדשות ופרמטרים רבים המאפשרים קלות ופשטות בהפעלת המערכת בכל סביבה, בין היתר, קיבוץ מסמכים ברמת לקוח-סוג מסמך או תיק/פרויקט ועוד, הרשאה ברמת מסמך, אפשרות שמירת מסמכים בספריות מובנות ואוטומטיות לפי לקוח-סוג מסמך או תיק/סוג מסמך, סריקה מרובת מסמכים ויכולת ניהול מנות.

המערכת מחולקת חינם וללא התחייבות ומאפשרת לכל ארגון לנהל עד 25,000 מסמכים ללא הגבלת זמן. לשימוש מעבר לכך, יש ליצור קשר עם מחלקת השיווק של חניבעל מערכות.

חברת חניבעל מתמחה מזה שנים מערכות מידע לסוגיהן, ותברה ניסיון עשיר בפיתוח תוכנות המיועדות לניהול תיקים, שינוע נתונים, סריקת מסמכים ופיתוח מערכות המשפרות ומייעלות את הידע הארגוני. אחד המוצרים הבולטים שפיתחה חברתנו היא מערכת ניהול מסמכים בשם Doc-il ההופכת את כל הפעילות הקשורה לניהול מסמכים בארגונים להרבה יותר מסודרת, אפקטיבית, מהירה ונוחה.

הצורך בניהול מסמכים יעיל בארגונים

בין אם מדובר בעסק קטן יחסית כמו משרד עורכי דין, משרד לראיית חשבון או קבלן בנייה, ובוודאי אם מדובר בחברות וארגונים מסדר גודל נרחב בהרבה – יש אלפים רבים של מסמכים אשר מופקים, נסרקים, נשמרים ונשלפים מדי יום. מדובר בין היתר בהצעות מחיר, סיכומי פגישות ופרוטוקולים, פרטי פרויקטים, תכתובות מול הבנקים, תשלומים לספקים, משכורות לעובדים וכדומה. ישנה חשיבות עצומה לתפעול ושינוע מהיר ויעיל של המסמכים הללו, שכן הפעולות הכרוכות בהפקתם, שמירתם, החיפוש אחריהם ושיתופם בין גרומים שונים בארגון – גוזל זמן. מדובר באלפי ועשרות אלפי פעולות “קטנות” בחודש המצטברות לכדי פרקי זמן משמעותיים ביותר, וכל זאת עוד לפני שהזכרנו עיכובים, טרדות, טעויות בשמירה ובמשלוח וכדומה – אשר יוצרים חוסר סדר ובהחלט פוגמים בהתנהלות השוטפת. את הפתרונות לסוגיות אלו ונוספות של ניהול מסמכים בארגון מספקת המערכת שלנו.

כמה מילים על מערכת ניהול המסמכים שלנו

מערכת ניהול מסמכים בארגון Doc-il מתאימה לקשת רחבה מאוד של עסקים וחברות, החל במפעלים, דרך סוכנויות ביטוח, רואי חשבון ועורכי דין, ועד לארגונים גדולים מכל מגזרי המשק. ההתאמה נובעת מהיכרות מעמיקה של חברתנו עם צרכי ניהול המסמכים במגזרים השונים, ניסיון עשיר בפיתוח מערכות, תוכנות ופתרונות עבור הידע הארגוני, ורמה מקצועית גבוהה ביותר מבחינה טכנולוגיות ואנושית. 

מדובר במערכת שעימה אפשר לנהל עשרות אלפי מסמכים ויודעת לפעול היטב עם כל מערכות ההפעלה של ווינדוס, כאשר היא פועלת מתוך השרתים של הארגון. היא יוצרת מעין קופסא שאליה נשלחים מסמכים המופקים בארגון ממחשבי העובדים והמנהלים, מסורקים, פקסים, דיסקים, טלפונים ניידים, מצלמות, אי מיילים וכדומה, כאשר כל מסמך עובר באופן אוטומאטי ישירות אל התיקייה המבוקשת שסומנה על ידי השולח (למשל תיקיית חשבונית, בנקים, הצעות מחיר, פרויקט כזה או אחר). לאחר מכן, כאשר עובד או מנהל בעל הרשאה רוצה לשלוף את החומר, כל שעליו לעשות הוא להיכנס אל התיקייה ולראות לנגד עיניו את המסמך בלי שום עיכובים. כל זאת בצורה הכי אינטואיטיבית, אלגנטית ופשוטה לשימוש שאפשר לבקש.

יתרונות המערכת שלנו

ניתן להבין, אם כן, כי מערכת ניהול מסמכים שיצרנו מקנה לארגון קשת רחבה של יתרונות. בראש ובראשונה, היא חוסכת המון זמן והתעסקות של עובדים ומנהלים על שמירת ושליפת מסמכים ומאפשרת התנהלות הרבה יותר יעילה, מהירה ואפקטיבית. המשמעות היא כמובן חיסכון בזמן ומלבד זאת גם חיסכון גדול מאוד בניירת ובשטחי אחסון, בטעויות, אובדן מסמכים וכדומה. בנוסף, באמצעו המערכת קל מאוד לשתף כל עובד בעל הרשאה ועד לכלל העובדים בארגון בכל פריט מידע ומסמך רלוונטי, ללא עיכובים והתעסקויות מיותרות. זאת מפני שהמסמכים כולם ניתנים לאיגוד בשטחים משותפים מוגדרים, למשל שטח משותף לכל העובדים במחלקה מסוימת או בחברה בכללותה. 

מעבר לכך, המערכת מציעה עוד מגוון יתרונות חשובים, למשל יכולת לאתר מסמכים בהתאם לנושאים ותכונות שלהם, אפשרות לעבוד באופן משותף על אותו המסמך ובאותו הזמן, קישור מסמכים ישירות לתיקי לקוחות מתוך תוכנות האופיס של ווינדוס, ועוד. לשאלות, בירורים ופרטים נוספים על מערכות ניהול מסמכים בארגון, פנו אלינו ואנו נשמח להשיב ולספק הכוונה מקצועית.

תכונות עיקריות של מערכת ניהול מסמכים

  • חסכון בזמן עובדים, מנהלים, שטחי אחסון, נייר, זמן איתור ותיוק מיידי
  • ארגון וקיבוץ כל המסמכים בשטח המשותף לכל עובדי הארגון, המחלקה או המשרד
  • שיתוף כל עובדי הארגון במידע הארגוני
  • אפשרות לעבודה בו זמנית משותפת על מסמך
  • איחוד/קיבוץ מסמכים מסוגים שונים תחת מספר מאפיינים
  • איתור מהיר וקל של מסמכים לפי נושאים ותכונות

תכונות נוספות של מערכת ניהול מסמכים

  • קישור מסמך/ים ישירות לתיק הלקוח מתוך Word ,Excel ,Outlook ועוד
  • ייצוא מסמך/ים לגורם חיצוני (בודד או רשימת תפוצה)
  • קליטת ואחסון מסמכים מכל הסוגים טקסט, תמונה, וידאו, אודיו, HTML ועוד.
  • ייבוא דואר אלקטרוני כולל יבוא קבצים מצורפים שצורפו לדואר אלקטרוני
  • קליטת מסמכים ממגוון התקנים: פקס, סורק, מצלמה, דיסק, טלפון נייד ועוד
  • ניהול גרסאות והקצאת סימוכין אוטומטית לכל מסמך Word
  • איתור מסמך על ידי חיפוש מילים מתוך הקובץ (Word או PDF)
  • הפקת דוחות ניהוליים ועוד

חברת חניבעל מערכות מידע, בעלת ניסיון רב שנים בפיתוח תוכנות לניהול תיקים,
סריקת מסמכים, שינוע נתונים ופיתוח מערכות ידע ארגוני.