החתמה מרחוק

אישור חוקי למסמך שנדרשת בו חתימה רשמית

החתמה מרחוק היא פעולה חשובה לכל ארגון או עסק. מטרת ההחתמה היא להעניק אישור חוקי למסמך שנדרשת בו חתימה רשמית. היום ניתן להחתים באמצעים דיגיטליים לקוחות, ספקים או כל גורם אחר הבא בהתקשרות עם הארגון. החותמת היא לא רק חוקית אלא שבסיום תהליך ההחתמה מקבלים הגורמים החותמים תעודה מאובטחת או מאושרת, שיכולה אף להיות קבילה משפטית.

בעבר נזקקנו להליך חתימות מייגע שהיה עובר בין גורמי הארגון השונים, ואחר-כך היינו צריכים לשלוח את המסמכים במעטפה מבוילת או באמצעות שליח לגורמים מחוץ לארגון. הפתרון הזה מיושן ומייגע. ולכן חניבעל מערכות מידע בע"מ פיתחה את הפתרון הדיגיטלי! התהליך היום הוא פשוט, דיגיטלי, זמין וידידותי לכל הגורמים המעורבים.

הפתרון הזה מיושן ומייגע. ולכן חניבעל מערכות מידע בע"מ פיתחה את הפתרון הדיגיטלי !

החתמה דיגיטלית מרחוק בתוכנה של חניבעל מערכות מתבצעת בדרך הבאה 

הארגון מגדיר את המסמך להחתמה (אחד מיני רבים). לאחר מכן הארגון קובע מי צריך לחתום והיכן.

אם לארגון יש תבנית מסמך מוכנה מראש למיקום ההחתמות, אז נשאר רק לקבוע את מיקומי ההחתמה על-ידי בחירת התבנית הרלוונטית.

לאחר מכן יקבל הגורם החותם הודעה במייל או ב־SMS (אפשר גם וגם) שחתימתו נדרשת. לאחר שהגורם החותם יפתח את הקישור, הוא יאשר שקרא את המסמך ושהוא יודע על מה ולמה הוא חותם.

לפני ביצוע החתימה, ניתן לבקש מהגורם החותם להקיש מספר חד ערכי שהוא למעשה קוד אבטחה, ובלי להקיש את הקוד לא יוכל הגורם החותם לסיים את התהליך. שימוש בקוד אבטחה מבטיח שמי שחותם הוא גם בעל הגישה למייל או לטלפון הרשום בהגדרות הפרופיל שלו. גם כאן ניתן לקבל את הקוד במייל או ב־SMS (ואם מוגדר בשניהם, יקבל החותם שני קודים שונים), ובכל מקרה קוד זה יהיה תקף לזמן המוגדר מראש במערכת.

אם הוגדר במערכת שנדרש קוד אבטחה, במסך ההחתמה יופיע הכפתור – "שלחו לי קוד אבטחה", ואז ייפתח חלון להקשת הקוד (או הקודים). לאחר שהגורם החותם הקיש את הקוד, ישלח הקוד לשרת לבדיקה. אם הקוד שהוקש תקין, או אם אין צורך בכלל בהקשת הקוד, ייפתח הכפתור "חתום" וגם "ריבוע ההחתמה" (השטח שבו מתבצעת החתימה ידנית). לאחר שהגורם חותם על "ריבוע ההחתמה", חתימתו מצטרפת למסמך בכל מקום שנדרש על פי ההגדרות.

בסיום החתימה תישלח הודעה לאחראי על הגורם שחתם, והגורם שחתם יקבל העתק של המסמך החתום.

אם נדרשת חתימה של מספר גורמים על אותו מסמך – אז המסמך "ננעל" כאשר אחד הגורמים החותמים פותח את הקישור בדרישה לחתימה. המסמך "ישתחרר" לאחר שסיים לחתום. שאר הגורמים שינסו לחתום באותו הזמן, יקבלו הודעה שהמסמך "נעול" ושהם לא יכולים לבצע את החתימה עד לסיום ההחתמה על ידי אותו גורם נועל. העתקי המסמך החתום ישלחו לכל הגורמים החותמים רק לאחר שכל אלו ביצעו את פעולת החתימה.

בכל מקרה, האחראי על החתימות יכול, במקרה הצורך, "לשחרר" את הנעילה.

בתוך המערכת קיים מנגנון שבאמצעותו נבדק מי חתם או ומי לא. על פי ההגדרות של מנהל המערכת ישלחו לאלה שטרם חתמו הודעות נוספות שמבקשות מהם לחתום. ההודעות יישלחו שוב ושוב עד שהגורם "יחתום".
את זמני השליחה ניתן לקבוע במערכת ניהול סבב החתימות בשרת.

בנוסף קיים מנגנון בקרה. הגורם המבקר מקבל הודעה במייל או ב־SMS (אפשר גם וגם) לאחר שכל גורם "חתם או אישר". כאשר כל סבב החתימות הושלם – הגורם המבקר מקבל הודעה שכל הנוגעים לדבר חתמו וכך ניתן להמשיך לשלב הבא. הגורם האחראי על החתימות רשאי לחתום על המסמך דיגיטלית באמצעות תעודת חתימה מאובטחת או באמצעות כרטיס חכם (אם רוצים לתת לחתימות תוקף משפטי).

סבב החתימות יכול לשמש למטרות שונות; במסמכים שונים שיכולים להידרש לחתימה ניתן למצוא דוחות שנתיים למס הכנסה, פרוטוקולים של פגישות, חוזי מכר או רכש, חוזי העסקה, הסכמי הלוואה, תקנונים שונים, וכל סוג אחר של מסמך שבו נדרשת חתימה של גורם אחד או יותר.

להורדת דוגמה להפעלה אנא פנו לנציג המכירות

החתמה דיגיטלית מרחוק של חניבעל מערכות מידע בע"מ

מה היתרונות בהליך החתמה מרחוק?

להורדת דוגמה להפעלה אנא פנו לנציג המכירות

בקשה להורדת DigiServer-IL

בקשה להורדת DigiSign-IL

שימו לב - התוכנה לא מיועדת להחתמה מרחוק על מסמכים. באמצעות תוכנה זו ניתן להחתים קבצי PDF עם כרטיס חכם או תעודה מאובטחת

בקשה להורדת Doc-IL

דילוג לתוכן