סוף/תחילת השנה הקלנדרית מציע הזדמנות מצוינת להעריך מחדש את התהליכים העסקיים שלך ולגלות תחומים לשיפור.

איפה אתה יכול לקצץ בהוצאות ולהפוך את העובדים שלך ליעילים יותר?

אחד השיטות לכך הוא מעבר לשימוש במערכות מידע משולבות קבצים גרפיים מכל סוג שהוא – מערכות DMS. החל מסריקת מסמכים ועד לקליטת קבצי תוכניות מדיה וכו’.

עד לאחרונה משרדים וארגונים הסתמכו על מסמכי מקור/העתקים המתוייקים בקלסרים ומסודרים בארכיון כזה או אחר. מציאת מסמך עשוי לגזול עד כשעת עבודה. וארגון ותיוק מסמכים גוזלים זמן יקר מהעובדים במשרד. בהדרגה עוברים ארגונים ומשרדים ליצירת העתקים סרוקים של מסמכים בנוסף לתיוק בקלסרים כדי ליעל את אופן וזמן החיפוש (תוך שימוש בסייר של מערכת ההפעלה).

מערכת לניהול מסמכים דיגיטליים DMS מסייעת לייעל את העבודה במשרד והארגון. נכון שלא ניתן לחסל לחלוטין את השימוש בניירת, אבל המעבר לדיגיטציה מקל על החיפוש, ומעבר הידע הנדרש בין הגורמים השונים בארגון. הדיגיטציה מייעלת ומשפרת תהליכי עבודה במיוחד כשכמות המידע הארגוני שנכנס או יוצא הולך וגדל.

איך משרד ללא נייר ייעל את העבודה במשרד

משרדים שעברו דיגיטציה, משפרים מעבר מידע בין העובדים השונים בארגון בתוך המחלקות וגם בין המחלקות.
לדוגמה: הזמנות, הנהלת חשבונות (שילמו / לא שילמו), שירות לקוחות (יצא פק”ע, כן /לא), מה סטטוס ההזמנה, מה קורה עם קריאת השירות שלי ? מה מצב התביעה שלי? ועוד ועוד.

משלוח חשבוניות דיגיטליות, מסמכים הקשורים לממשל זמין, דיווח מע”מ ועוד, הם תהליכים דיגיטליים שאפשריים רק במשרדים שעברו דיגיטציה ועושים שימוש במערכות DMS המשלבות ידע ארגוני עם מצביעים בשיטות שונות לקבצי המקור מימנו נובע המידע.

מסמכים דיגיטליים קלים לאחסון, לניהל ולחיפוש, כך שכל עובד יכול לאתר את הקובץ (מסמך, תוכנית, Excel) בתוך שניות, מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט. רוב המשרדים שעוברים לשימוש במערכת ניהול מסמכים דיגיטלית נהנים מפריצות פרודוקטיביות, שכן העובדים כבר לא צריכים להיאבק בניירת מסורבלת או בחיפוש בתוך מערכות תיוק מורכבות מדי.

עשר הסיבות העיקריות לעבור למערכת ניהול הקבצים הדיגיטלית

  1. אחסון: האם אי פעם עצרת כדי לשקול בכמה שטחי ארונות תיוק אתה שימוש במשרד שלך? זוהי הוצאה גדולה, הגוזלת שטח במשרד העשוי לשמש למטרות פרןדוקטביות יותר.
  2. פסולת: ייתכן שאתה שומר עותקים מרובים של מסמכים מסוימים, ייתן ואתה מתייק מסמכים משוכפלים, אתה עושה שימוש בנייר שאין בו צורך אמיתי לעומת שמירה כקובץ דיגיטלי,
    לדוגמא: הודעת דוא”ל שאין צורך להדפיס ולתייק, אלא לשמור כקובץ מקושר לתיק אלקטרוני.
  3. ידידותי לסביבה: מניעת הדפסה, סריקה וכל התעשיה סביב יצירת מקומות אחסון מפחיתה בזבוז אנרגיה, והיא יותר ידידותית לסביבה.
  4. מראה: משרד עמוס ערימות של תיקים נראה הרבה פחות מאורגן. המבקרים – כולל לקוחות פוטנציאליים – יקבלו רושם שלילי.
  5. מיקוד: שולחן מבולגן מכוסה נייר יכול להקשות על העובד בהתמקדות במשימות המוקצות לו ולגרום לפיזור קשב במקום לעבוד אופן שיטתי ומסודר.
  6. עלויות הדפסה: ואחרונה, ולא פחות חשוב, היא העלות של מכונות צילום, נייר, טונר והוצאות נלוות אחרות. אלה יכולים להיות משמעותיים, אפילו עבור חברה קטנה.
  7. אבטחת מידע: מתבטא ביכולת של הארגון לוודא באמצעות “חוקים” המוטמעים במערכת לשמור על מידע מסווג לפי רמות מפני נגישות לא רצויה וגישה למידע חסוי.
  8. בכל עת מכל מקום: מערכת ניהול מסמכים מאפשרת לכל גורם מורשה לצפות / להוסיף מסמכים או קבצים מכל מקום ובכל זמן באמצעות תשתית האינטרנט אליה מחובר כל משרד או ארגון. המשמעות : חיסכון עצום בנצילות זמן עבודה, יעילות והשגת המטרות הארגוניות בקלות ובטחון.
  9. אינטגרציה עם מערכות ארגוניות: מערכות מחשב “יודעות” ו- “יכולות” לדבר עם מערכות ארגוניות אחרות,
    לדוגמא: מערכת ניהול מסמכים בחברות ביטוח יכולות להציג מידע קשור ממערכות התביעות הארגוניות המתייחסות לתיק תביעה מסויים והפוך. מערכות מרכזיות יכולות להציג בקלות מסמכים מקושרים ממערכות DMS בהתאם למפתחות מקושרות.
    דוגמא נוספת: הצגת חשבונית ספק בקישור לפקודת יומן במערכות ERP ועוד..
  10. זמן / עלות יעילות: עסק חכם מתנהל נכון, משלב עובדים טובים ויעילות טכנולוגית. הזמן שנחסך בנגישות למידע מתורגם לחיסכון בכסף ושיפור היעילות יאפשר הוספת לקוחות וקיצור הטיפול בלקוחות קיימים וחדשים.

התעסק בעיקר, נהל את המשימות וקדם את הארגון מסחרי,
היעזר במערכות לניהול מידע ומסמכים לעזור לך במטרה זו

פנה עוד היום למומחים של חניבעל מערכות
ועבור לעבודה במשרד ללא נייר

הורד את מערכת ניהול המסמכים של חניבעל בחינם והתחל לעבוד
להורדה לחץ כאן

יש לך שאלה בנוגע לתכונות המערכת? מעוניין לקבל הסברים נוספים?
צור איתנו קשר ונשמח לסייע לך
צוות חניבעל – מערכת לניהול מסמכים
טלפון: 077-495-6601