משרד ללא נייר
איך מנהלים משרד ללא נייר? האם ניהול משרד ללא נייר עלול ליצור בעיה בתיוק מסודר של מסמכים? האם אפשר להפוך גם מסמכים ישנים לאלקטרוניים?
על השאלות הללו תוכלו למצוא תשובות במאמר הבא.
אין משרד שאין בו נייר מודפס כלשהו (וסביר שגם לא יהיה), אבל, צריך לצמצם למינימום האפשרי את כמות המסמכים הפיסיים במשרד ולהפוך לכמה שיותר לדיגיטליים.
אין ספק כי בשנים האחרונות ניהול משרד ללא נייר הפך לדרך אליה פונים עסקים רבים. יותר ויותר בעלי עסקים מבינים כי המערכות הממוחשבות יכולות לא רק לחסוך להם בנייר, אלא להפוך את הניהול של העסק כולו להרבה יותר יעיל ולאפשר לבעלי העסק ולעובדים השונים בו לבצע את עבודתם בצורה נוחה ופשוטה יותר.
יחד עם זאת, ישנם בעלי עסקים רבים, ובעיקר עובדים שונים, אשר מתקשים להסתגל לרעיון של משרד ללא נייר ולכן חוששים ממעבר לניהול העסק בצורה הזו.
איך מנהלים משרד ללא נייר?
ניהול משרד ללא נייר הוא ניהול אשר מתבצע דרך מחשבי החברה באופן ישיר –ללא דפים מודפסים, ללא ערמות של קלסרים וללא מדפי ארכיון.
כל מסמכי העסק מאוחסנים בשרתי המשרד, וכך, בעזרת תכנה ייעודית ניתן למצוא כל מסמך שרוצים, מכל תאריך אפשרי, בקלות רבה.
בנוסף, במקום עשרות פתקי נייר אשר מסתובבים במשרד, ומידע שבסופו של דבר הולך לאיבוד, כל פיסת מידע נמצאת על גבי המחשבים וניתן לקבל אותה בקלות רבה ללא כל בעיה.
האם ניהול משרד ללא נייר עלול ליצור בעיה בתיוק מסודר של מסמכים?
רבים חושבים כי ניהול משרד ללא נייר יכול ליצור להם בעיה בתיוק מסודר של מסמכים שונים. אלו אשר סבורים כך הם בעיקר אנשים אשר מבצעים את עבודת הניירת במשך שנים רבות באותה צורה ומתקשים להסתגל לרעיון של תיוק ממוחשב, אך מדובר בדיוק באותה פעולה.
כל מסמך נייר נסרק ומתוייק במערכת לניהול המסמכים, וכל הנתונים הנדרשים לאיתור מופיעים בו, כך שהתיוק מבוצע בצורה הרבה יותר מסודרת. מעבר לכך, בכדי לשלוף מסמך כלשהו, אתם לא צריכים לעבור על קלסרים שונים או לאתר קלסר במקום כלשהו בארגון, אלא רק להקליד את הנתונים בקלות ולשלוף אותו באפס זמן.
האם אפשר להפוך גם מסמכים ישנים לאלקטרוניים
התשובה היא – בהחלט כן. כחלק ממעבר לניהול משרד ללא נייר מעבירים גם את כל המסמכים הישנים אל המערכות הממוחשבות, כך שהמערכות יכללו כל מידע לו אתם זקוקים לעבודה השוטפת ולא יהיה לכם כל שימוש בניירות הישנים.
אם גם אתם רוצים להתחיל בניהול משרד ללא נייר – הנכם מוזמנים לפנות אלינו עוד היום בטלפון 077-495-6601.
