DMS הן ראשי התיבות באנגלית עבור המונח Document Management Systems, ובעברית מערכות לניהול מסמכים. מדובר בקשת רחבה של תוכנות אשר מיועדות לייעל את זרימת הידע בארגונים, החל ברמת הסריקה והאיסוף שלו, דרך האחסון והניהול ועד לשליפתו המהירה בזמן מינימאלי. תוכנות אלו הולכות ותופסות תפקיד משמעותי בעסקים, חברות וארגונים מכל מגזרי המשק, בזכות ייעול זרימת המידע המאפשרת חיסכון משמעותי בזמן, התנהלות חלקה, ברורה ומסודרת יותר, וכן חיסכון בשטחי אחסון, ניירת וכדומה.

צבירת ידע בארגונים

בכל ארגון קיים ידע מסוגים שונים ובדרגות שונות של רגישות. ההיקף והאופי של הידע משתנה בהתאם לתחום הפעילות ובהתאם להיקף הפעילות, כך שככל שהארגון גדול יותר וככל שתחום עיסוקו מערב יותר מסמכים והתקשרויות, כך נדרש טיפול יעיל ויסודי יותר בידע. כך לדוגמא, במשרדים לראיית חשבון הידע כולל בין היתר התכתבויות מול רשויות המיסים, חשבוניות וקבלות למיניהן שמעבירים לקוחות, במשרדי עורכי דין מדובר במסמכים משפטיים, צוואות, זימונים לדיונים, צווים, התראות לנתבעים ועוד הרשימה ארוכה. כמו כן, בכל חברה באשר היא קיימים מסמכים הנוגעים ללקוחות ופרויקטים שונים, כגון פרוטוקולים של פגישות, התחייבות לתשלום, תשלומים לקבלני משנה, תוכניות עבודה, מפרטים, שינויים, תיעוד החלטות שהתקבלו וכן הלאה. לכך מצטרפות תכתובות רבות שהינן פנים ארגוניות כגון מסמכים הקשורים למשכורות, תיעוד של ישיבות צוות, טיפול בבעיות כוח אדם, בקשות ותלונות, וכדומה.

כידוע, העידן הדיגיטלי הביא לשינוי משמעותי באופן שבו נאסף, נשמר ונשלף הידע בארגונים. מצד אחד, בזכות מערכות ניהול מסמכים השתכללו מאוד האפשרויות להתנהלות יעילה וחסכונית, ובכך נעסוק בהמשך. מצד שני, יש הרבה יותר סוגים של מסמכים מלבד הניירת הרגילה והמסורתית. כיום הארגון צובר ידע באמצעות פקסים שמגיעים למשרדיו, באמצעות תמונות שנשלחות ממצלמות ומטלפונים ניידים, באמצעות הדואר האלקטרוני, באמצעות אתר אינטרנט שהחברה או המשדר מעמיד לרשות לקוחותיו, באמצעים ניירות סרוקים, ועוד. על כן, גוברת החשיבות של שימוש במערכות המסוגלות לטפל בכל סוגי הידע, ולעשות זאת באופן אוטומטי, מהיר ומסודר לחלוטין.

מאפיינים בסיסיים של מערכות ניהול מסמכים

כל מערכת ניהול מסמכים שונה מרעותה במרכיבים ומאפיינים מסוימים. יחד עם זאת, ישנם מספר מאפיינים בסיסיים של מערכות אלו, כגון שיוך נתוני מטה דאטה לרשומות ומסמכים, יכולת להשתלב עם מערכות תפעוליות נוספות, מעקב אחר מידע חשוב, אחסון וניהול מסמכים דיגיטליים, שליפה בהתאם למילות מפתח מסוימות, תאריכים, שמות וכדומה, שמירה בהתאם לתקנים הנדרשים של מסמכים הנדרשים להפצה, אבטחה של המידע כתלות בתקנים והדרישות הספציפיות, ניהול תהליכי העבודה עם המסמכים השונים, ועוד.

כך למשל, אחד המרכיבים המאפיינים מערכות אלו הוא היכולת לבצע עבודה משותפת על מסמכים, המכונה שיתופיות. המשמעות היא שבאמצעות התוכנה יכולים משתמשים מורשים לצפות ולעבוד בו זמנית על אותו המסמך. כלומר, בזמן אמת רואים כל העובדים את השינויים שכל אחד מבצע. גם ניתן לשמור גרסאות שונות עם עריכות בזמנים שונים של אותו המסמך, ובנוסף, במידת הצורך ניתן לאחזר ולשלוף את אחת הגרסאות הקודמות ולעבוד עליה.

יתרונות עיקריים של מערכות ניהול מסמכים

מהאמור לעיל ניתן להבין כי Document Management Systems מעניקות לארגונים קשת רחבה של יתרונות. לפניכם רשימה של מספר יתרונות בולטים:

  • התוכנות מספקות חיסכון משמעותי מבחינת שטחי אחסון וניירות, אובדן מסמכים, זמן הכרוך באיתור ושליפת ניירות אלו, טעויות תיוק וכדומה.
  • התוכנה מארגנת ומקבצת את כל המסמכים תחת שטח משותף לכל העובדים במשרד, במחלקה ובארגון, דבר התורם כמובן לייעול העבודה הפרטנית והמשותפת.
  • המידע הארגוני זמין ומשותף לכל העובדים. יחד עם זאת, התוכנה עובדת לפי מתן הרשאות וכך ניתן לדאוג שרק המנהלים או העובדים הרלוונטיים המטפלים בלקוח או בנושא מסוים, יהיו בעלי נגישות אל המסמכים הנדרשים.
  • תוכנות ניהול מסמכים מאפשר לאתר מסמכים בצורה מהירה וקלה מאוד, לפי נושאים ותכונות, לרבות מילות מפתח, שמות לקוחות, תאריכים וכדומה. הדבר חוסך זמן רב ומשמעותי ולמעשה מאפשר לאתר ולשלוף מסמכים באופן מיידי.
  • כאמור ניתן לעבוד בו זמנית על אותו המסמך, דבר המשפר מאוד את ההבנה, ההסכמה וההגעה לתוצאות משותפות ומשופרות, ללא עיכובים מיותרים.
  • התוכנות מאחרות מאחדות ומקבצות מסמכים מסוגים שונים תחת מספר מאפיינים, דבר התורם לאחסון וניהול מסודר ולשליפה מהירה.
  • תוכנות ניהול מסמכים מסוגלות לקלוט ולאחסן מסמכים מכל הסוגים וממגוון התקנים לרבות HTML, אודיו, וידאו, תמונות, טקסטים, קבצי מחשב, פקסים, דואר אלקטרוני, ועוד. יש לציין כי היבט זה ומאפיינים נוספים המתוארים כאן אינם בהכרח נכונים עבור כל סוגי המערכות. 
  • המערכות יודעת לקשר מסמכים באופן ישיר אל תיק הלקוח הרלוונטי מתוך תוכנות האופיס כגון Word, Excel, PowerPoint,, Outlook לדואר אלקטרוני ועוד.
  • ניתן לייצא מסמכים לגורמים חיצוניים, החל בנמען בודד ועד לרשימת תפוצה נרחבת.
  • ניתן לייבא דואר אלקטרוני לרבות קבצים שצורפו אליו.
  • ניתן להפיק דוחות ניהוליים, ועוד מגוון אפשרויות אחרות.
  • לעקוב אחרי ביצוע פעילויות ע”י משתמשי המערכת, מי ביצע איזה פעילות?, מאיזה מחשב? על איזה מסמך? ועוד
  • לבצע החתמה דיגיטלית של מסמכים בקלות ובמהירות מתוך התוכנה, לאחר סריקה באופן אוטמטי והחתמה ישירה של מסמך מתוייק.
  • התוכנה מאפשר יצירת “תיקים לוגיים” ע”י איתור מסמכים בעלי מאפיינים שונים מקבוצת מסמכים שונים (למשל שייכים ללקוחות שונים)