מערכת לניהול מסמכים סורקת כל קובץ באופן מבוקר על פי צרכי הלקוח: מהי חשיבותה של מערכת כזו עבור בתי עסק ומשרדים, ומדוע אסור להקל בזאת ראש? מה ניתן לומר על בתי עסק הנעזרים בממשק כמו מערכת לניהול מסמכים. מדוע כיום בתי עסק רבים, וגם ישויות משרדיות שאינן עסקים, פונים לפתרון תיעוד מסמכים ממוחשב?

בבתי עסק לא מעטים נהנה בעל העסק ועובדיו ממנגנון אשר יתרון כפול בצדו: הוא גם סורק את הקובץ וגם דואג לתייקו ולשנות לו שם על פי תוכנו. כך, קל מאד לשלוף קבצים מהמחשב, וזה מהווה תחליף פר אקסלנס לארכיון הידני. זה גם מהווה תחליף עבור לקוחות שכבר עובדים עם סורק, ולא עם ארכוב ידני, אבל גילו שהם לא מוצאים מסמכים, ולא מצליחים להשתלט על ריבוי הסריקות בו הם חייבים על מנת לעשות סדר במידע הארגוני הנצבר.

מנגנון לניהול המסמכים שם סוף לאי הוודאות שבמציאתם ברחבי המשרד

אי הוודאות שבאובדן המסמכים הפיזי ואי הוודאות שבאובדן בתוך המחשב כתוצאה מהענקה לקובץ שם רשלני, או תיוקו בסביבת תיקיות שאינה מתאימה – נעלם כלא היה. המחשב הופך להיות, למעשה, תמונת הראי של הארכיון הידני שלכם, ואם אין לכם כלל ארכיון ידני, עדיף שמראש תתחילו עם ארכיון ממוחשב ותחסכו לעצמכם המון טעויות שוותיקים מכם עשו. כך או כך, מנגנון לניהול מסמכים שם סוף לבעיית אי מציאת המסמכים, וגורם לכל אחד ואחת מכם להצליח לשלוף כל מסמך בעת עולה דרישה שכזו.

המנגנון עובד במקביל לכל פעולת סריקה שלכם

עם הפעלת הסורק והפקת הסריקה, עולה תוכנת מערכת ניהול מסמכים אשר מסייעת לכם להעניק שם לקובץ ולהעבירו לתיקייה הרלוונטית. מובטח תיוק קל, ומובטחת שליפה קלה של כל קובץ.

זהו מנגנון שבאופן ברור דואג לכך שכל קובץ יימצא בקלות בכל מקום בבסיס הנתונים שיוקם לכם בארגון. מעתה, שליפת תעודות משלוח, תעודות קליטה, חשבוניות, קבלות ומסמכי ספירת מלאי יהיו קלים בהרבה וביעילות רבה.

חניבעל מערכות מידע בע”מ – מערכת לניהול מסמכים דיגיטלי

אנו בחברת “חניבעל” נסייע לכם להתאים מערכת ניהול מסמכים דיגיטלית לעסק ולמשרד בהתאם לאופיים ולשיטות התיוק בהם. העובדים שלכם יוכלו למצוא בקלות כל מסמך ורשומה, ללא צורך בתיוק הידני. חברות רבות עובדות עם התוכנה לניהול מסמכים של חניבעל ומגלות כי השימוש בתוכנה מייעל את העבודה ומצד שני חוסך כ- 20% מהעלויות במשרד כתוצאה מאיתור מסמכים מהיר ויעיל.

פנו אלינו למידע נוסף על מערכת לניהול מסמכים לעסק ולמשרד בעמוד זה!

יש לך שאלה בנוגע לתכונות המערכת? מעוניין לקבל הסברים נוספים?
צור איתנו קשר ונשמח לסייע לך
צוות חניבעל – מערכת לניהול מסמכים
טלפון: 077-495-6601