כאשר מדברים על מערכת ניהול ידע לארגונים הכוונה היא למעשה למגוון תוכנות, המאוגדות תחת התחום של Document Management Systems או בקיצור DMS. מטרתה המרכזית של מערכת ניהול מידע היא להביא לייעול ושיפור של זרימת הידע בארגון, בחברה ובמשרד, החל ברמת העובד הבודד, דרך צוותים ומחלקות, פרויקטים ועד לחטיבות ולהנהלה עצמה. עקב יתרונותיהן הרבים מבחינת מהירות, חסכוניות ושיפור התנהלות הארגון, הופכות מערכות אלו לבסיס חשוב בהתנהלות ארגונים וחברות מכל המגזרים.

מה המשמעות של ניהול ידע בארגונים

המשפט “ידע הוא כוח” הפך לרלוונטי מתמיד בימינו וכל בעל עסק, חברה או מנהל ארגון יכול להבין זאת. ואולם, השאלה אינה רק לגבי התכנים השונים של הידע והאיכות שלהם, אלא היא נוגעת לאופן שבו נעשה בו שימוש. כך למשל, חברה העוסקת בתחום הבנייה יכולה לצבור קשת רחבה של נתונים ומסמכים הנוגעים להתקשרויות מול לקוחות, קמפיינים שיווקיים שהצליחו יותר ופחות, עלויות של קבלני ביצוע, הצעות מחיר מעורכי דין, פרוטוקולים של דיונים בוועדות תכנון ובנייה, התכתבויות מול משרדי ממשלה וכן הלאה.

אין ספק שמדובר בידע מהותי ונרחב, אך השאלה היא כיצד משתמשים בו. כך למשל, האם המידע נשמר באופן בטוח וזמין על שרתי הארגון או בענן, באופן מסודר ומקוטלג בהתאם למדיניות שנקבעה מראש? גישה שכזו תבטיח כי הגורמים הרלוונטיים בחברת הבנייה (או המפעל, או חברת המזון, משרד עורכי הדין וכן הלאה), יוכלו לגשת במידת הצורך אל התיקים והמסמכים הנחוצים באופן מהיר ביותר. מאידך, אם אין מערך הדואג לסידור, ארגון ושמירת המסמכים, או במילים אחרות לאיסוף החומר באופן מאורגן, ברור ומתואם, כל פעולה של איתור החומרים עלולה להיתקל בעיכובים, שאלות, אי הבנות או “פשוט” בבזבוז זמן יקר. אם ניקח בחשבון שבארגון ממוצע עשרות אלפי פעולות כאלו בשבוע, נבין כי מדובר בהרבה מאוד זמן שאינו מנוצל באופן יעיל. יתר על כן, כאשר המידע אינו נאסף ונשמר בצורה מאורגנת ויעילה, גדולים מאוד הסיכויים לטעויות אנוש המובילות לאובדן מסמכים חיוניים לעבודה ואף מסמכים רגישים המכילים פרטים מסווגים של החברה או של לקוחות.

סוגיות עכשוויות בניהול ידע בארגונים

בעידן הנוכחי ניהול ידע בארגונים כרוך בסוגיות עוד יותר מרחיקות לכת. ראשית, מפני שקיים הרבה יותר מידע זמין לאור היכולת להקליט, לצלם, להקליד ולסרוק קשת רחבה של סוגי חומרים ומסמכים, דבר המגדיל משמעותית את כמויות המידע שמגיעות לארגונים מגורמים חיצוניים ופנימיים כאחד. לכן גם ישנה חשיבות עצומה למערכת המסייעת בתעדוף של המידע וביכולת להגיע אל המסמכים שבאמת חשובים ורלוונטיים בזמן שיא, מבלי לבזבז שוב זמן יקר ערך על חיפושים וקריאות שאינם מקדמים את הנושא המטופל.

שנית, בימינו עולה ביתר שאת סוגיית אבטחת המידע של ניהול ידע ממוחשב. בכל עסק, חברה וארגון קיימים מסמכים המכילים פרטים רגישים, למשל אסטרטגיות שיווקיות שעליהן החליטה הנהלת החברה, פרטי לקוחות של עורך דין, הצעות מחיר שניתנו ללקוחות החברה, הצהרות הון ומסמכים נוספים במשרדי ראיית חשבון, וכן הלאה. ניהול ידע ומסמכים בארגונים בעידן הנוכחי חייב לאפשר לא רק התנהלות יעילה ומהירה, אלא גם בטוחה ומאובטחת. דברים אלו נכונים לא רק ברמת האבטחה של השרת וההצפנות השונות של התקשורת מולו, אלא גם ברמה הפנים ארגונית. לשם כך נחוצה מערכת ניהול ידע אשר ניתן ליישם בה הרשאות עבור המנהלים והעובדים השונים, כגון אנשי צוות העובדים על פרויקט ספציפי, מנהלי כספים, מנהלי כוח אדם וכדומה.

סוגיה שלישית הקשורה אל ניהול מידע בארגונים בימינו, קשורה אל המקורות שמהם מגיע המידע. כך למשל, בעוד שבעבר המידע התבסס בעיקר על ניירת כתובה, פקסים ותוכנות האופיס הפשוטות, הרי שכיום המידע יכול לזרום ממכשירי קצה רבים. לדוגמא, המידע עשוי להגיע מפורטל אינטרנטי אשר החברה מעמידה לרשות לקוחותיה, ממצלמות של מכשירים ניידים, מסורקים של סוכנים בשטח, מדיסקים, מחשבים ניידים ונייחים, מהדואר האלקטרוני וממגוון סוגי גיליונות עבודה ופורמטים של קבצים. על כן, ניהול ידע בארגונים צריך להסתמך על מערכות שיודעות לקלוט את המסמכים המגיעים מכל הסוגים והמכשירים האלו, לאסוף אותן ולארגן אותם באופן מסודר בהתאם למדיניות שנקבעה, ולאפשר שליפה ברורה ונגישה לחלוטין של כל מסמך. למעשה, המטרה היא לאפשר שליפה “בזמן אפס” של כל מסמך הקיים ברשות הארגון ושאותו מעוניין העובד/המנהל לקרוא או לעבוד עליו. המערכות שפיתחה חברתנו עושות זאת!

יתרונות מרובים של מערכות ניהול ידע ממוחשבות

מערכות כאלו מקנות לארגון קשת רחבה של יתרונות, אשר חלקם משתמעים מהדברים שצוינו לעיל ויש עוד רבים נוספים. כך למשל, ניהול ידע ומסמכים בעזרת מערכות מתקדמות כמו שלנו מאפשר לבצע עבודה משותפת על מסמכים. כלומר, כל גורם מורשה יכול לצפות ולעבוד באותו הזמן על אותו המסמך, כאשר כל אחד רואה את השינויים שהאחר מבצע בזמן אמת, ניתן לשמור גרסאות שונות עם עריכות של אותו המסמך בזמנים שונים, וכן לאחזר, לשלוף ולעבוד על גרסאות קודמות שנשמרו. מובן מאיליו ששיתופיות כזו חוסכת הרבה מאוד התעסקות וזמן, כאשר העובד לא צריך לקום מהכיסא – אפילו לא בשביל לבצע עבודה משותפת. הוא גם לא צריך לקום מהכיסא בשביל להגיע למסמכים המצויים אי שם על דיסקים של מחשבים בארגון, או בארונות ובמגירות כניירת, הוא לא מבזבז נייר והדפסות, והוא לא צריך לדאוג להמרות של קבצים שקיבל למשל במייל כך שיוכלו להישמר ולהיקרא על ידיו או על ידי אחרים בעתיד.

מערכת ניהול ידע ממוחשב שפיתחה חברתנו מתאימה לעסקים, ארגונים וחברות מכל סדר גודל ותחום פעילות, ומסוגלת לנהל בהצלחה רבה עשרות אלפי מסמכים, בעודה פועלת היטב עם כל מערכת ההפעלה של ווינדוס מתוך השרתים של הארגון. המערכת עושה סדר בתיקים השונים, בין אם מדובר בפרויקטים, ספקים, לקוחות, הצעות מחיר, קמפיינים שיווקיים, סיכומי פגישות ועוד הרשימה ארוכה. עבור כל לקוח ופרויקט ישנם חוצצים ואפשר כמובן לפתוח עבורם יותר מתיק אחד. המסמכים עצמם נשמרים כמסמכי מקור ב- WORD אן כמסמכי תוצאה ב- PDF, וניתן לאתרם ולשלוף אותם באופן קל ומהירה דרך איתור לפי תיק, לקוח, נושא, מילות מפתח, תאריך, שם וכן הלאה.

המערכת שלנו מייצרת סוג של קופסא שאליה נשלחים על ידי העובדים המסמכים שהופקו לאורך הים, בין אם הם מגיעים מסריקה, מפקס, מטלפון נייד, ממחשב וכדומה. המסמך עצמו עובר אוטומטית אל התיקייה לפי הסימון שלה ולאור המדיניות שנקבעה מראש, ובהמשך הוא ניתן לשליפה “בזמן אפס” ללא עיכובים או בעיות. כל זאת עם התחברות ישירה לאופיס ולאאוטלוק וקישור ישיר של מסמכים אל תיקי לקוחות והתיקים האחרים מתוך תוכנות אלו. מעבר לכך, התוכנה יודעת להתמודד ולאסוף כל סוג של מסמך, בין אם מדובר באודיו, וידאו, טקסטים או תמונות, היא יכולה להפיק דוחות ניהוליים, ועוד.

איכויות אלו ורבות נוספות מקנות לארגונים המשתמשים במערכות שלנו יתרונות מרובים: חיסכון בזמן של מנהלים והעובדים, חיסכון בניירת ובשטח אחסון, ייעול משמעותי של הפעילות השוטפת, מידור מדויק בהתאם להרשאות, יכולת לשתף פעולה על מסמכים בצורה קלה וזמינה, הקטנה למינימום של טעויות אנוש ואובדן מסמכים, ועוד הרשימה ארוכה.

יש לך שאלה בנוגע לתכונות המערכת? מעוניין לקבל הסברים נוספים?
צור איתנו קשר ונשמח לסייע לך
צוות חניבעל – מערכת לניהול מסמכים
טלפון: 077-495-6601