חברת חניבעל מעמידה לרשותכם תוכנה לניהול מסמכים לעורכי דין, המספקת מגוון רחב של פתרונות לצרכיהם ניהול המידע במשרדים אלו. התוכנה שלנו מעניקה יתרונות רבים התורמים להתייעלות העבודה במשרד, לשמירה על סדר וארגון בתיקי הלקוחות, ולהקפדה על הסודיות והאתיקה הנדרשות.

סוגיות ניהול ידע במשרדי עורכי דין

ככל שמשרד עורכי דין פועל בהיקף נרחב יותר כך גם הולך ומצטבר הידע שברשותו ושעליו לארגן, לשמר ולשלוף באופן יעיל ובטוח. יחד עם זאת, גם במשרדי עורכי דין קטנים יחסית הולכים ונצברים המסמכים השונים, בין אם מדובר בפרוטוקולים של פגישות עם לקוחות, פרוטוקולים של דיונים בבתי המשפט, פניות שנעשו לתובעים ונתבעים, בקשות שהוגשו לבית המשפט, למשטרה, לפרקליטות וכן הלאה. לכך מצטרפים עוד מסמכים ונתונים רבים כגון ענייני תשלומים וגבייה מלקוחות, ראיות בתיקים השונים, שיחות עם עדים שעשויים להיות מזומנים לבית המשפט, מאמרים מקצועיים, פסיקות ותקדימים ועוד הרשימה ארוכה.

ללא תוכנה מתאימה עבור ניהול מסמכים לעורכי דין, קשה מאוד להשליט סדר במידע הרב המסתובב במשרד. הדבר ניכר בין היתר בעבודה שוטפת שאיננה יעילה, כאשר השותפים, עורכי הדין, המתמחים והמזכירות אינם מצליחים לאתר בצורה פשוטה, קלה ומהירה מסמכים שונים, דבר המהווה בזבוז זמן משווע, גורם לחיכוכים בין העובדים, ולא פחות חשוב – עלול לפגום בשירות הניתן ללקוח ובשביעות רצונו. אכן, משרד עורכי דין במאה העשרים ואחת מצופה להתנהל בסטנדרטים גבוהים ביותר, ותדמיתו בהחלט מושפעת מהתנהלות חלקה המשדרת מקצועיות ורצינות.

בנוסף, בלי תוכנה לניהול מסמכים לעורכי דין עלולות להתרחש (ואכן מתרחשות) טעויות בלתי נעימות. כך למשל, מסמכים המיועדים לתיק של לקוח מסוים מוצאים את דרכם בשוגג לתיק של לקוח אחר, עובד שאינו מורשה (כגון מזכירה או מתמחה) נחשף לחומר רגיש הפוגע בסודיות הלקוח, מסמך חיוני שנשלח ממשרד ממשלתי, בית המשפט או כל ערכה אחרת – הלך לאיבוד וכעת יש להשיגו בשנית, וישנן דוגמאות רבות נוספות. 

כיצד תורמת לכם תוכנת ניהול מסמכים

תוכנה לניהול מסמכים לעורכי דין מבית חניבעל מסייעת לכם בקשת רחבה של נושאים ויעדים. ראשית, התוכנה עושה סדר ברור ומובן בתיקי הלקוחות, כאשר בכל תיק יש חוצצים ואף ניתן שלכל לקוח יהיה יותר מתיק אחד. המסמכים עצמם יהיו בתצורה של מסמכי מקור (Word) ומסמכי תוצאה (PDF), ואילו העבודה המאורגנת מורידה למינימום את הסיכוי לטעויות אנוש, לאובדן מסמכים וכדומה. יתר על כן, איתור המסמכים נעשה קל, פשוט ומהיר מאי פעם שכן ניתן לאתרם על פי הלקוח או התיק, וכן לפי נושאים ומילות מפתח. בדרך זו נחסך זמן יקר וטרדות מיותרות שכן כל עובד בעל הרשאה יכול לשלוף במהירות את המסמך הדרוש לו ללא עיכובים מיותרים. ולגבי ההרשאות, הן מאפשרות כמובן למנוע מצבים בהם גורמים בלתי מורשים במשרד (או בכלל) יוכלו להיחשף למסמכים רגישים המיועדים רק לעיני עורך הדין המטפל בתיק או השותפים במשרד.

עוד קצת על המערכת שלנו

מערכת ניהול מסמכים לעורכי דין שלנו פותחה לאור ניסיון עשיר בתחומי התוכנה, פיתוח המערכות ומתן פתרונות לצרכים של ידע ארגונית. הידע והניסיון העשיר שצברנו, ביחד עם רמה מקצועית גבוהה ביותר, והבנת הצרכים של מגזרי המשק השונים – הובילו ליצירת תוכנת ניהול מסמכים מתקדמת וידידותית לשימוש. למעשה, התוכנה מייצרת סוג של קופסא שאליה נשלחים מסמכים המופקים במשרד עורכי הדין מדי יום, בין אם המסמכים מגיעים מסריקה, מפקס, מטלפון נייד, ממצלמה, מהאי מייל, ממחשבים, מדיסקים וכדומה. כל מסמך שנכנס למערכת עובר בצורה אוטומאטית אל התיקייה המתאימה כפי שסימן אותה השולח, ובהמשך מי שמעוניין להיכנס ולשלוף את המסמך יכולה לעשות זאת באופן פשוט ובלי עיכובים.

באמצעות המערכת שלנו יכולים העובדים במשרד עורכי הדין ולסרוק ולקלוט קבצים מכל הסוגים, וגם להתחבר ישירות לאופיס ולאאוטלוק. בתוך כך, המערכת מספקת עוד מגוון פונקציות יעילות שבן ניתן להשתמש על פי צורך, החל באפשרות לעבוד באותו הזמן על אותם המסמכים, ועד קישור ישיר של מסמכים לתיק הלקוח מתוכנות האופיס השונות. לשאלות, בירורים ופרטים נוספים על תוכנת ניהול מסמכים לעורכי דין – פנו אלינו ואנו נשמח להשיב ולספק הכוונה מקצועית.