חברת חניבעל מציגה תוכנה לניהול מסמכים לקבלני בניין אשר מעניקה פתרונות מדויקים, יעילים ומסודרים לצרכיהן של חברות בנייה, על הפרויקטים השונים שהן מבצעות. לאור ניסיון רב שנים ובאמצעות טכנולוגיות מתקדמות, פיתחנו תוכנה ייעודית עבור ניהול מסמכי קבלני בניין, המספקת יתרונות חשובים שתורמים לעבודה יעילה יותר עם ארגון וסידור תיקי הלקוחות.

ניהול מידע אצל חברות וקבלני בנייה

כידוע, עבודתם השוטפת של קבלני בנייה נעשית בשטח מחד ומהמשרד מאידך. בכל הקשור לעבודה המשרדית, עם השנים והפרויקטים נצבר מידע רב שיש צורך לשמור בצורה מאורגנת, בטוחה ויעילה, וכמובן גם מהירה לשליפה. בין אם מדובר בחברת בנייה גדולה או בקבלן בניין מסדר גודל בינוני ואף קטן, עם הזמן הולכים ומצטברים המסמכים כגון התקשרויות מול בעלי המקצוע השונים (קבלני המשנה), הצעות מחיר ללקוחות, מפרטי דירות, התקשרויות מול משרדי אדריכלים, מול וועדות תכנון ובנייה, מול הבנקים, עורכי דין וכן הלאה. לכך מצטרפים עוד נתונים ומסמכים רבים כדוגמת טיפול בתלונות של לקוחות, תשלומים לעובדים ולקבלני משנה, פרוטוקולים של ישיבות, תכנים מקצועיים ועוד.

חברת בנייה הפועלת בלי תוכנה מתקדמת עבור ניהול מסמכי קבלני בנייה, מתקשה מאוד לשמר התנהלות מסודרת מבחינת המידע הרב שברשותה. לכך יש השפעה ברורה ומובהקת על יעילות ההתנהלות השוטפת, כאשר ההנהלה, מנהלי הצוותים, אנשי הכספים, המשווקים והמזכירות אינם מצליחים לאתר באופן מהיר, קל ופשוט את המסמכים השונים. המשמעות היא בזבוז של זמן יקר, נטייה לאי הבנות וחיכוכים בין העובדים, וקושי אמיתי לעמוד בזמנים. כידוע, פרויקטים של קבלני בנייה נדרשים לעמוד בצורה מדויקת בלוחות הזמנים, הן ברמה הכללית של סיום הפרויקט והן מבחינת השלבים העוקבים של אנשי המקצוע, אשר כל אחד מהם תלוי בסיומו של האחר. כאשר המסמכים במשרד אינם מתויקים ונשלפים במהירות ובאופן נגיש לכל הגורמים הרלוונטיים, העיכובים המצטברים בהחלט עלולים לעכב את העבודות, להעיב על האווירה, ואף לפגום בתדמית ובשביעות הרצון של הלקוחות ושל הגורמים הנוספים השותפים למלאכה. כל זאת עוד לפני שהזכרנו בעיות חמורות של אובדן ניירות חשובים וטעויות אנוש.

תרומתה של תוכנת ניהול מסמכים לקבלני בנייה

תוכנה לניהול מסמכים לקבלני בניין תורמת להתנהלות החברה במגוון רחב של נושאים ומטרות. בתור התחלה, התוכנה מארגנת באופן מובן וברור את התיקים השונים – מסמכי פרויקט, דירה, רוכשים, תוכניות עבודה, שינויים וכדומה. בכל תיק ישנם חוצצים וגם אפשר שלכל לקוח/נושא יהיה יותר מתיק אחד. בנוסף לכך, באמצעות המערכת ניתן ליצור עבור כל דירה בבניין תיק ממוחשב. התיק עשוי לכלול בין היתר תוכניות עבודה, חוזים, שינויים מתוכננים או שכבר נעשו במפרט הדירה, דרישות הלקוח, התכתבויות והתקשרויות שונות מולו וכן הלאה.

עבודה מאורגנת שכזו מפחיתה למינימום בעיות כמו אובדן מסמכים וטעויות אנוש. המסמכים עצמם מופיעים בתצורת מסמכי מקור (Word) ומסמכי תוצאה (PDF), כאשר איתור המסמכים הינו פשוט ומהיר ביותר לפי תיק, לקוח, מילות מפתח ונושאים. כך חוסכת החברה טרדות מיותרות וזמן יקר ערך, בלי עיכובים מיותרים על תיוק נכון ושליפה מהירה. כמו כן, במידת הצורך ניתן לקבוע בתוכנה הרשאות, כך שרק הגורמים האחראיים והרלוונטיים לנושא מסוים יוכלו לצפות במסמכים הקשורים אליו.

מדובר במערכת שפיתחנו לאור שנים רבות של ניסיון בתחומי פיתוח המערכות, התוכנה והפתרונות לצרכי ידע בארגונים. הניסיון הרב והידע העשיר של חברתנו חוברים אל טכנולוגיות מתקדמות ואל הכרת הצרכים של גורמים שונים במשק, לרבות קבלני בנייה. כך יצרנו תוכנת ניהול מסמכים לקבלני בנייה שהינה חכמה וידידותית מאוד למשתמש. התוכנה מייצרת מעין קופסא שאליה העובדים שולחים מסמכים שהופקו בכל יום, בין אם מקורם בסריקות, בפקסים, במצלמות, בטלפונים ניידים, במחשבים וכדומה. המסמכים עוברים באופן אוטומטי אל התיקייה בהתאם לסימון שלה ולאחר מכן שליפת המסמך ממנה נעשית באופן מיידי, בפשטות רבה ובלי עיכובים מיותרים.

המערכת מאפשרת לעובדי החברה לקלוט ולסרוק כל סוג של קובץ, עם התחברות ישירה לאופיס ואאוטלוק, ומספקת קשת רחבה של אפשרויות ופונקציות הזמינות לשימוש בהתאם לצרכי המשרד. בין היתר, היא מקשרת את המסמכים מתוכנות האופיס השונות לתיקים (רוכשים, פרויקטים, תוכניות עבודה), מאפשרת לגורמים שונים לעבוד באותו הזמן על אותו המסמך, ועוד.

לשאלות, בירורים ופרטים נוספים על תוכנת ניהול מסמכי קבלן בניין – פנו אלינו ואנו נשמח להשיב ולספק הכוונה מקצועית.