כידוע, ניהול המסמכים במשרדי ראיית חשבון הוא מהמשימות היותר רגישות ומורכבות, אשר מחייבות התנהלות מדויקת ויעילה. חברת חניבעל מציגה תוכנה לניהול מסמכים לרואי חשבון המספקת פתרונות מתקדמים ומותאמים לצרכיכם הייחודיים.

חשיבותו של ניהול מסמכים אפקטיבי

כאמור, ניהול מסמכי רואה חשבון היא משימה מורכבת במיוחד, המושפעת כיום לא מעט מהדרכים המגוונות שבה מספקים הלקוחות את מסמכיהם. הפורמטים, האמצעים והדרכים השונות עשויים לייצר בעיות ולפגום ביעילות ולכן ישנה חשיבות גדולה לניהול מסמכים חכם ויעיל באמצעות תוכנה ייעודית. בין אם מדובר במסמכים המגיעים בצורת קבצים אלקטרוניים, דרך אתר האינטרנט שהמשרד מעמיד לרשות הלקוחות, ובין אם בדואר אלקטרוני, במסמכים המצולמים דרך טלפונים ניידים, בפקסים וכמובן גם בניירת סרוקה – ניתן להשיג רמת ייעול גבוהה בהרבה באמצעות אוטומציה של התהליך.

אכן, כאשר מבוצע איסוף מסמכים מיטבי ישנה זרימה חלקה בכל השיטות והפורמטים, ללא עיכובים ובעיות מיותרות המובילות הן לפגיעה בתפוקת המשרד והן לחוסר שביעות רצון של הלקוחות. העבודה המורכבת ולעיתים הסיזיפית של איסוף החומרים במשרדי רואי חשבון בהחלט יכולה להפוך לזורמת, פשוטה ומהירה באמצעות תוכנה ייעודית. כך לדוגמא, כאשר לקוח משתמש במיילים להעברת מידע, במקום להתעכב על בעיות של גרסאות עדכניות ושרשורים של מיילים וקבצים, תהליך איסוף אפקטיבי מאפשר “לגרור” את המידע למערכת ההתקשרות על ידי לחיצה. כלומר, להעביר את הקובץ כשהוא מאורגן ומוכן לעיבוד בתיק האלקטרוני של הלקוח. דברים אלו נכונים גם לגבי שימוש של הלקוחות באתר האינטרנט של המשרד, כאשר רואה החשבון יכול לגרור ולארגן בקלות את הקבצים ולהאיץ את התהליכים באופן משמעותי, במקום לבצע צעדים עקיפים ונוספים על מנת לגשת אל המסמכים הרלוונטיים.

שמירה מיטבית של מסמכי הלקוחות משמעה שלכל מסמך יש שם ברור והוא נשמר באופן זמין ונגיש במאגר האלקטרוני של המשרד. מדובר בשמות קבצים עקביים מבחינה מתודולוגית, כאשר עם תוכנה לניהול מסמכים לרואי חשבון מבוצעת “עבודה” זו באופן אוטומטי, בלי צורך לשבור את הראש בכל פעם מחדש על המתודולוגיה המתאימה. כלומר, התוכנה שומרת עבורכם על מדיניות קבועה וממליצה על השמות הנכונים לקבצים הרלוונטיים, כך שניתן להגיע לרמת יעילות גבוהה ביותר עם הכנסת שמות ושמירה אוטומטית.

מעבר לכך, כאשר ישנה הקפדה על שמות נכונים ומיקומים מוסכמים, יכולים כל הגורמים הרלוונטיים במשרד לגשת אליהם ולחלוק את העבודה על הלקוח המסוים. עבור כל לקוח מאורגנים המסמכים בתיקיית עץ לפי שנה וסוג ההתקשרות ובעזרת התוכנה הייעודית שליפת המסמכים קלה ואינטואיטיבית על פי נושאים, מילות מפתח, שם לקוח, שנה וכדומה. כידוע, מדובר במאות אם לא אלפי פעולות ביום של סריקה, שמירה ושליפה של מסמכים אשר זמנן מצטבר והופך להיות יקר מאוד. תוכנה לניהול מסמכים לרואי חשבון הופכת את ההתנהלות להרבה יותר נוחה, מהירה ומשתלמת, ומשפרת באופן מהותי את התפוקה.

התוכנה מבית חניבעל

תוכנת ניהול מסמכים לרואי חשבון מבית חניבעל פותחה לאור ניסיון רב שנים בתחומי פיתוח המערכות, התוכנה והפתרונות לצרכי הידע בארגונים. הרמה המקצועית הגבוהה והטכנולוגיות המתקדמות, ביחד עם הניסיון והידע העשיר שלנו, הובילו לפיתוח תוכנה לניהול מסמכים המעניקה מענה אופטימאלי לצרכיכם.

במילים פשוטות, התוכנה שלנו מייצרת מעין קופסא שאליה עוברים המסמכים שהמשרד מפיק יום ביומו, כאשר היא יודעת לטפל גם בעשרות אלפי מסמכים ובכל הפורמטים הרלוונטיים: מסמכים שנשלחו על ידי לקוחות בדואר אלקטרוני, מסמכים מצולמים בטלפונים ניידים, פקסים, ניירות סרוקים, דיסקים, מחשבים וכן הלאה. כאמור, לאור קביעת המדיניות של איסוף המסמכים, המסמכים שנכנסים למערכת מועברים באופן אוטומטי ומיידי אל התיקיות המתאימות בהתאם לסימון של השולח. לאחר מכן, המסמכים מצויים במאגר משותף ושליפתם נעשית “בזמן אפס” בלי עיכובים ובאופן פשוט וידידותי.

כך, ניהול מסמכי רואה חשבון עם התוכנה שלנו מאפשר לכל עובדי המשרד לסרוק ולקלוט קבצים מכל סוג, לרבות אפשרות להתחברות ישירה אל כל התוכנות של אופיס ולאאוטלוק. כמו כן, במידת הצורך ניתן לבצע קישור ישיר של מסמכים לתיקי הלקוחות דרך התוכנות השונות של אופיס, וגם לעבוד בו זמנית עם אותו המסמך על ידי גורמים שונים במשרד. כל זאת כאשר התוכנה מייצרת ארגון וסדר ברור בתיקים של הלקוחות, ניתן לפתוח יותר מתיק אחד ללקוחות ובכל תיק יש חוצצים שונים בהתאם להגדרות.

המסמכים עצמם נשמרים כמסמכי מקור ב- Word וכמסמכי תוצאה ב- PDF, כאשר איתורם קל, מהיר ופשוט באמצעות הקלדת נושאים, מספר תיק, לקוח, שנה ומילות מפתח נוספות. בנוסף, במידת הצורך ניתן לייצר הרשאות לכניסה למסמכים ולתיקים מסוימים בהתאם לרגישותם ולגורמים המטפלים בהם. כך נוצרת עבודה מאורגנת ויעילה מאי פעם של המשרד, עם איסוף, אחסון ושליפה של מסמכים בזמן מהיר ביותר, והקטנה למינימום של אובדן מסמכים ומידע, תיוק לא נכון וטעויות אנוש.

לפרטים נוספים על תוכנת ניהול מסמכי רואה חשבון, ולקבלת הכוונה מקצועית, הנכם מוזמנים לפנות אלינו ואנו נשמח להשיב על כל שאלה.