חברתנו מציעה מגוון תוכנות המיועדות לשינוע נתונים, ניהול תיקים, סריקת מסמכים ומערכות המייעלות ומשפרות את הידע הארגוני. אחד הפיתוחים המתקדמים שלנו הינה תוכנה לניהול מסמכי פרויקט המסוגלת לטפל בכמויות עצומות של מסמכים באופן מאורגן, יעיל, נוח ומהיר לשימוש.

חשיבות ניהול המסמכים בפרויקטים

בכל תחום פעילות ובכל מגזר, בכל ארגון ובכל חברה, יוצאים אל הפועל באופן שוטף פרויקטים מסוגים שונים. גורם משותף בכלל הפרויקטים הללו הינו שילוב בין עובדים המגיעים מיחידות וממחלקות שונות, לעיתים בנוסף לספקי שירותים מחוץ לארגון, לכן שיתוף פעולה אופטימאלי על בסיס מידע מאורגן ונגיש – הינו בסיס להצלחתם של פרויקטים. גורם משותף נוסף בפרויקטים מכל מגזרי המשק הינו לוחות הזמנים, כלומר המועד אליו התחייבו החברה או הארגון לסיים את המלאכה מול הלקוח, וכן מועדי ביניים הקוצבים את ההתקדמות. המשמעות היא שקיימת חשיבות מרובה בכל פרויקט להתקדמות יעילה ומהירה, ללא בזבוז זמן או עיכובים מיותרים.

ואולם, ללא תוכנה ייעודית ואיכותית, ניהול מסמכי פרויקט עלול להפוך עד מהרה ל- “מגדל בבל”. בהיעדר תיוק ולאחסון על בסיס מאורגן מתרחשות לא פעם טעויות הגוררות אי הבנות ועיכובים, וכמו כן מתבזבז זמן רב ויקר על איתור ושליפת החומרים הנחוצים. מטבע הדברים, ככל שמדובר בפרויקט גדול יותר כך גדלה החשיבות של תפעול ושינוע יעיל ומהיר של המסמכים, מאחר שפעולות הכרוכות בהפקה, שמירה, חיפוש אחריהם ושיתוף שלהם בין העוסקים במלאכה – גוזלות יותר ויותר זמן. לכך מצטרפות בעיות הכרוכות בהתנהלות השוטפת עקב אובדן מסמכים, טעויות אנוש וכדומה – דבר הפוגם בתחושת העובדים, ביכולתם לשתף פעולה ביעילות וברוח טובה, וכמובן גם נפגמת היכולת לספק מענה הולם ללקוח ולעמוד בלוחות הזמנים.

תוכנה לניהול מסמכי פרויקטים מבית חניבעל

אנו גאים להעמיד לרשותכם תוכנה לניהול מסמכי פרויקט מבית חניבעל, המתאימה לפרויקטים מכל סדר גודל ומכל מגזר במשק. המערכת יודעת לנהל עשרות אלפי מסמכים ופועלת היטב עם כל מערכת ההפעלה של ווינדוס מתוך שרתי הארגון. היא מספקת שורה ארוכה וחשובה של יתרונות לארגון ולעוסקים במלאכה, כאשר בראש ובראשונה נעשה סדר בתיקי הפרויקט השונים (הצעות מחיר, סקיצות, התקשרויות עם ספקים, סיכומי פגישות וכן הלאה). לכל פרויקט ישנם חוצצים ואילו המסמכים נשמרים בתצורה של מסמכי מקור (Word) ומסמכי תוצאה (PDF), כאשר ניתן לאתר ולשלוף אותם במהירות ובקלות איתור לפי לקוח, תיק, נושא, מילות מפתח מזהות בפרויקט ועוד.

כמו כן, התוכנה יודעת לבצע קישור מסמכים ישירות אל תיק הלקוח מתוך Word ,Excel ,Outlook ועוד, ולייצא מסמכים לגורם חיצוני בודד או ברשימת תפוצה. את הקליטה והאחסון של המסמכים ביכולתה לבצע עם כל הסוגים לרבות טקסט, תמונות, וידאו, אודיו ועוד, ביכולתה לייבא דואר אלקטרוני וקבצים מצורפים אל דואר אלקטרוני, והיא מסוגלת גם להפיק דוחות ניהוליים, ועוד הרשימה ארוכה.

כל אלו מקנים לעובדים ולמנהלי השותפים לפרויקט, ולארגון בכללותו, קשת רחבה של יתרונות. כך לדוגמא, עם תוכנת ניהול מסמכי פרויקט נחסך זמנם של עובדים ומנהלים בזכות יכולת לאתר במהירות רבה ולתייק באופן מיידי כל מסמך שהוא. כמו כן, שיתוף הפעולה נעשה הרבה יותר אפקטיבי כאשר מארגנים ומקבצים את כל המסמכים בשטח משותף לכל העובדים, וכולם יכולים בהתאם להרשאות להיות שותפים למידע הרלוונטי בפרויקט. כמו כן, שיתוף הפעולה נתרם מהיכולת לעבוד בו זמנית על אותו המסמך, וכל זאת תוך ביטול טעויות ובלגן הנגרמים עקב שימוש בניירת ובתוכנות שאינן מתקדמות וייעודיות לניהול מסמכים בפרויקטים.

לשאלות, בירורים ופרטים נוספים על מערכות תוכנה לניהול מסמכי פרויקט, פנו אלינו ואנו נשמח להשיב ולספק הכוונה מקצועית.