ניהול מסמכים ארגוני לבתי עסק: הכל מנוהל דרך המחשב
מהו ניהול מסמכים ארגוני ומה מבדיל אותו מסריקה רגילה של מסמכים למחשב? מדוע חשוב לדאוג לתוכנה שתנהל את המסמכים, ולא רק תבצע את הסריקה שלהם? מה קרה לבתי עסק שחשבו שאם יחליפו את המאגר הידני בסורק ללא תוכנת ניהול – הם לא יזדקקו לו, ומדוע גם הם נעזרים היום בתוכנות ניהול?
ניהול מסמכים ארגוני מבצע למעשה שתי פעולות חשובות: הוא גם דואג שהמסמכים ייסרקו, וגם דואג לתייק אותם בצורה שתקל על מציאתם במהירות וביעילות, התיוק מכיל נתונים הקשורים למהות המסמך. תיוק המסמכים באמצעות המערכת לניהול מסמכים של חניבעל מערכות יאפשר לבצע סריקה ותיוק מהירים אל בסיס הנתונים של המערכת, יאפשר גיבוי של בסיס הנתונים והמסכים הנסרקים וייתן מענה מהיר וחשוב לשימוש מושכל ומהיר בידע הארגוני הנצבר בכל משרד וארגון.
ניהול מסמכים שעושה שימוש במסד נתונים
אנו נתקין בשרת המשרד מערכת לניהול מסמכים הכוללת מסד נתונים המכיל מידע לגבי כל מסמך שנסרק ותוייק באמצעות המערכת. המערכת תתייק באופן אוטומטי את המסמך בשם הרלוונטי ובתיקייה הרלוונטית ללא צורך שלכם להתערב בתהליך הפיסי של שמירת המסמכים. כתוצאה מהתיוק הנכון והקל ניתן יהיה לשלוף החוצה את המידע הנדרש בכל רגע באמצעות שימוש במאתר המושכל של התוכנה. ניהול מסמכים ארגוני לבתי עסק מאפשר לכם ליהנות מארכיון מסודר ומאורגן שיאפשר שליפה קלה מכל עמדה במשרד ללא צורך לקום ולאתר את המסמך במשרד.
סריקה ללא ניהול המסמכים – מתכון לרשלנות
במשרדים שמבצעים תיוק ידני של המסמכים המגיעים למשרד ללא תמיכה של מערכת ניהול מסמכים עלולים להגיע למצב שחלק גדול מהמסמכים לא יהיה ניתן לאיתור או שיקח זמן רב לאתרו. למעשה כל אחד במשרד יבצע תיוק של החומר ע”פ שיטתו, ובהתאם ליכולת שלו לזהות את המיקום הנדרש של המסמך בשרשרת התיקיות שנוצרה עם הזמן במשרד.
הסריקה לארכיון חייבת להתבצע עם תוכנת ניהול אשר תפקח ותמפה כל מסמך למיקום המדוייק הנדרש, כך שביום בו תצטרכו לשלוף אותו, תוכלו לעשות זאת ביעילות ובקלות.
מנגנון חתימה דיגיטלית מאובטחת או מאושרת מבטיחים שמירה על צמידות לתוכן מקורי
במידה ומקפידים לבצע הליך חתימה דיגיטלית מאובטחת או מאושרת על כל מסמך שנכנס למערכת אם דרך הסריקה ואו באמצעות קליטת קובץ מכל אמצעי כולל שמירת נספחים מהודעות דואר או יצירת קבצי אופיס דרך המערכת, נוודא כי המסמך לא עבר שינוי שלא באמצעותנו, מסמך כזה שיוצא לצד שלישי יהיה שמור ובטוח משינוי.
לדוגמא : נרצה לשלוח "קבוצת" מסמכים לעמיל מכס, נוכל בקלות לבצע החתמה דיגטלית ושליחה במייל במהירות ובכך לוודא שעמיל המכס יקבל את כל המסמכים הנדרשים כשהם חתומים דיגיטלית ועמיל המכס יוכל להיות סמוך ובטוח שמסמכים אלו תואמים למקור הנמצא אצלנו ואין צורך לשלוח מסמכים אלה בדואר ישראל
מנגנון חתימה דגיטלית מאושרת שהוא חלק מהתוכנה מאפשר ביעור מסמכים בקלות
ביצוע חתימה דיגיטלית על מסמכים באמצעות חתימה דיגיטלית מאושרת, ע"פ נהלי מס הכנסה יאפשר ביצוע ביעור מסמכים לאחר הגשת הדוח השנתי למס הכנסה ויפנה מקום אחסון מניירת מיותרת.
לקריאה נוספת אודות השימוש בחתימה דיגיטלית ראה מאמר
יש להתייעץ עם רואה החשבון / החשב של החברה ובנוסף גם עם עורך דין המתמחה בתחום האינטרנט והמשפט
עם תוכנת ניהול מסמכים – המחשב הופך להיות הארכיון מסודר ומאורגן למופת
אם עד עכשיו עבדתם עם ארונות ומגירות תיוק, כיום באמצעות עמדות עבודה ממוחשבות אתם עושים שימוש בארכיון ביעילות מירבית, בחיסכון ניכר ובתועלת של הנגשת המידע הארגוני לכל עובד בארגון ע”פ הרשאה. תחסכו מקום רב בשטח המשרד, מגיבוי הידע הארגוני ומניהול מושכל של המידע המצוי במסמכים.
