DocIL-Web: ניהול מסמכים וחתימה דיגיטלית — בדפדפן, בנייד ובשרת שלכם

אחרי יותר מ-25 שנים של Doc-IL, חניבעל מערכות מידע מציגה את DocIL-Web: הדור החדש של מערכת ניהול המסמכים שלה. אותו ארכיון מוכר, עכשיו בכל דפדפן ובנייד, מהמשרד, מהבית ומהשטח.

קליטת מסמכים מכל מקור

מסמך נכנס למערכת בדרך הנוחה לכם:

• סריקה במנות, עם דפי הפרדה וזיהוי ברקוד.
• הדפסה למדפסת הווירטואלית של חניבעל, מכל תוכנה. כל הדפסה הופכת לקובץ PDF אחד שמתויק.
• מייל ישירות מ-Outlook, וגם מתוך Word, Excel ו-PowerPoint.
• קבצים בלחיצה ימנית על הקובץ במחשב.
• נייד: מצלמים כמה עמודים, והם נשמרים כקובץ PDF אחד.

חשבוניות ספקים ומסמכים חוזרים אחרים מתויקים אוטומטית לפי ברקוד או לפי OCR.

מוצאים כל מסמך במהירות רבה

הארכיון בנוי מארוניות, תיקים ומסמכים, עם שדות וסטטוסים שהארגון מגדיר. החיפוש עובד לפי כל שדה, וקבצי Office מוצגים כ-PDF בלי לפתוח את התוכנה. עורכים מסמך ב-Microsoft 365, והמערכת שומרת את הגרסאות.

אבטחה עם Active Directory

ההרשאות מוגדרות לפי משתמש ולפי קבוצות AD של הארגון. המערכת בודקת אותן לפני כל פתיחה, שליחה או חתימה של מסמך. כל עובד רואה רק את מה שמותר לו.

שולחים מסמך לצפייה או לחתימה

במקום קובץ מצורף שולחים קישור ב-SMS או במייל. המסמך מגיע בדיוק למי שהתכוונתם, ורק מי שיש לו את קוד האבטחה יכול לפתוח אותו. עם מודול eSign הלקוח או העובד חותמים בכתב יד, במחשב או בנייד, והמסמך החתום חוזר לתיק. למי שצריך יותר: חתימה דיגיטלית מאובטחת בתעודה, או חתימה מאושרת בכרטיס חכם.

תהליכים שנגמרים בחתימה

• טופס 101 דיגיטלי: העובד ממלא וחותם במחשב, והנתונים חוזרים למערכת השכר.
• נהלים: העובדים קוראים ומאשרים בחתימה, והמנהל רואה בכל רגע מי עוד לא אישר.
• סבב אישור חשבוניות לפי סכומים וקבוצות מאשרים.
• ביעור מסמכים לפי הוראות מס הכנסה, אחרי הגשת הדוח השנתי, בחתימה מאושרת.
• חיבור ל-ABBYY לזיהוי טקסט מלא.

כל מודול נרכש בנפרד, רק כשצריך אותו.

המסמכים נשארים אצלכם

DocIL-Web מותקנת בשרת שלכם או בענן שאתם רוכשים. המסמכים לא יושבים אצל הספק. הרישוי הוא לפי משתמשים שעובדים בו זמנית, החל משלושה, ולא לפי כל העובדים בארגון. גם אם מפסיקים את הסכם השירות, המערכת ממשיכה לעבוד.

מ-Doc-IL ל-DocIL-Web בלי הסבה

לקוחות Doc-IL עוברים ל-DocIL-Web עם אותו בסיס נתונים ואותם מסמכים. אין הסבת נתונים ואין עצירה של העבודה. מי שעדיין לא מוכן, יכול להתחיל ב-Doc-IL לשולחן העבודה, להורדה ולשימוש בחינם.