מהו ניהול מסמכים ממוחשב? מדוע כדאי לבצע ניהול מסמכים בצורה ממוחשבת ולא בניירת כפי שנהגנו עד כה? האם העברה של ניירת אל תוכנת ניהול מסמכים היא מסובכת? על שאלות אלו תוכלו למצוא תשובות במאמר הבא.

ניהול מסמכים הינו הדרך המודרנית, והטובה יותר, לניהול של כלל המסמכים השונים בעסק שלכם. אם אתם מחזיקים כמות עצומה של ניירת אשר הולכת וגדלה מיום ליום, מוצאים את עצמכם פעמים רבות מול הררי ניירת בלתי מתויקים או לא מצליחים למצוא את המסמכים הדרושים לכם בקלות ובמהירות רבה, מעבר אל ניהול מסמכים הינו הפתרון הטוב ביותר עבורכם.

ניהול מסמכים ממוחשב מבוצע בעזרת תוכנה מיוחדת אליה סורקים את כל הניירת הקיימת והממשיכה להגיע, וכל נייר חדש או קובץ ממוחשב כולל מסמכים שמגיעים במיילים. בצורה הזו אתם יכולים למצוא כל מסמך לו אתם זקוקים בקלות רבה ולנהל את המסמכים השונים בצורה הרבה יותר יעילה.

מדוע כדאי לנהל מסמכים בצורה ממוחשבת ולא בניירת כפי שנהגנו עד כה?

ניהול מסמכים ממוחשב נחשב להרבה יותר יעיל מאשר ניהול מסמכים ידני שכן הוא מעניק כמה יתרונות חשובים מאוד:

  • חיסכון בהוצאות על נייר, מדפסות וראשי דיו או טונרים.
  • שמירה על המסמכים לאורך שנים רבות ללא בלאי.
  • שמירה על המידע במסמכים השונים בצורה מאובטחת יותר.
  • אפשרות לאיתור של כל מסמך בקלות רבה.
  • שיתוף של המידע בין כל העובדים במשרד כך שכולם יוכלו למצוא את הנדרש להם, גם מבלי לקום מהכיסא ולבזבז זמן על החיפושים אחריו.
  • מתן שירות טוב ומהיר יותר ללקוחות החברה.
  • מעקב נוח יותר אחר החברה או הארגון והתהליכים השונים בה.

האם העברה של ניירת אל תוכנת ניהול מסמכים היא מסובכת?

בניגוד למה שרבים חושבים, גם אם יש לכם ניירת ישנה רבה וארכיון עמוס במסמכים, היום העברה של כל המסמכים הללו אל מערכת ממוחשבת של ניהול מסמכים אינה מסובכת כלל, ובעזרת שירותי הסריקה המקצועיים שלנו ניתן לבצע זאת בתוך זמן קצר.

לכן, אם אתם רוצים ליהנות מכלל היתרונות, הסירו דאגה מלבכם ופנו עוד היום אל חברת חניבעל מערכות מידע אשר תציע לכם פתרונות איכותיים ומקצועיים של ניהול מסמכים בצורה ממוחשבת באופן קל ופשוט במיוחד.

אז למה אתם מחכים? התקדמו למאה העשרים ואחת ופנו אלינו עוד היום בכדי לעבור אל ניהול מסמכים ממוחשב ומסודר. חייגו עכשיו – 077-495-6601.

יש לך שאלה בנוגע לתכונות המערכת? מעוניין לקבל הסברים נוספים?
צור איתנו קשר ונשמח לסייע לך
צוות חניבעל – מערכת לניהול מסמכים
טלפון: 077-495-6601