משרד ללא נייר - עם מערכת ניהול המסמכים המובילה בישראל
משרד ללא נייר - עם מערכת ניהול המסמכים המובילה בישראל
מערכת "ניהול המסמכים" או "ארכיון דיגיטלי" או "ארכיב ממוחשב" מתאימה לעסקים בכל גודל היא פותחה עבור מגוון של ארגונים, חברות ועסקים מאפשרת תיוק מהיר, ומציאת המסמך ב- "אפס זמן", הורד ובדוק. חתימה דיגיטלית התואמת לחוקי מס ההכנסה לצרכי ביעור מסמכים.
מערכת doc-il קלה וידידותית לתפעול, אינטואיטיבית ויכולה לשמש כל ארגון בכל סדר גודל ללא מגבלת כמות מסמכים
מהי מערכת ל- "ניהול מסמכים" (או "ארכיון דיגיטלי" או "ארכיב ממוחשב")
מערכת לניהול מסמכים (או "ארכיון דיגיטלי" או "ארכיב ממוחשב") צריכה לענות על שלושה עקרונות בלבד :
- פשטות בשימוש והפעלה
- שיתוף מידע ארגוני (בכפוף להרשאות)
- מציאת המסמך הנדרש ב- "אפס זמן"
עיין גם ב:
מחירי מבצע
Table of Contents
הצורך בניהול מסמכים (או "ארכיון דיגיטלי" או "ארכיב ממוחשב") יעיל בארגונים
בין אם מדובר בעסק קטן יחסית כמו משרד עורכי דין, משרד לראיית חשבון או קבלן בנייה, ובוודאי אם מדובר בחברות וארגונים מסדר גודל נרחב בהרבה. יש אלפים רבים של מסמכים אשר מופקים, נסרקים, נשמרים ונשלפים מדי יום. מדובר בין היתר בהצעות מחיר, סיכומי פגישות ופרוטוקולים, פרטי פרויקטים, תכתובות מול הבנקים, תשלומים לספקים, משכורות לעובדים וכדומה. ישנה חשיבות עצומה לתפעול ושינוע מהיר ויעיל של המסמכים הללו, שכן הפעולות הכרוכות בהפקתם, שמירתם, החיפוש אחריהם ושיתופם בין גרומים שונים בארגון – גוזל זמן. מדובר באלפי ועשרות אלפי פעולות “קטנות” בחודש המצטברות לכדי פרקי זמן משמעותיים ביותר, וכל זאת עוד לפני שהזכרנו עיכובים, טרדות, טעויות בשמירה ובמשלוח וכדומה – אשר יוצרים חוסר סדר ובהחלט פוגמים בהתנהלות השוטפת. את הפתרונות לסוגיות אלו ונוספות של ניהול מסמכים בארגון מספקת המערכת שלנו.
למערכת שמות נוספים, בין היתר מערכת "ניהול מסמכים" או "ארכיון דיגיטלי" או "ארכיב ממוחשב"
מערכת - Doc-IL - מערכת שהיא גם "תוכנה לניהול מסמכים" וגם מערכת "ארכיון דיגיטלי" וגם "ארכיב ממוחשב"
מערכת ניהול המסמכים מבית חניבעל מערכות מידע בע"מ הינה בעצם "מאגר" של קבצים מסוגים שונים (כגון מסמכים, תמונות, מצגות , מיילים ועוד,) , המערכת פשוטה ואינטואיטיבית, קלה להבנה ושימוש ומאפשרת לשתף ידע ארגוני בקלות על סמך הרשאות ומציאת המסמך באפס זמן.
למערכת אין הגבלה של מסמכים או גודל קבצים. מגבלות אלו הינן בכפוף לרשת הארגונית או הענן שבהן מוחזקים הקבצים. המערכת מהירה מאוד ותלויה אך ורק בתשתית שבסביבתה פועלת המערכת (שרת קבצים, שרת בסיסי הנתונים, תחנות העבודה).
מערכת Doc-IL שהיא מערכת (תוכנה) לניהול מסמכים יש שמות נוספים, כגון : "מערכת ארכיון דיגיטלי" או "מערכת ארכיב ממוחשב".
סריקת המסמכים נעשית בקלות, באמצעות סורק שולחני (מהפשוטים ביותר עד המקצועיים ביותר) שמחובר למחשב.
אפשר לסרוק מסמכים גם עם סורק מחלקתי או בכל אמצעי אחר, אלא, שבמקרים אלו המסמכים "מגיעים" לספרייה (בדרך כלל משוייכת למשתמש) ברשת או במחשב המקומי,
או שהן מנותבות לתיבת מייל. במקרים אלו תיוק המסמכים יבוצע בשיטה של "טעינת" קובץ למערכת או באמצעות קליטה ישירות מתוך המייל.
תיוק הקבצים/מסמכים למערכת נעשה בקלות. השיטה "מחקה" תיוק מסמך "בקלסר".
יש לציין את התיק, סוג המסמך ותאריך המסמך (שבדרך כלל בה עם ברירת מחדל).
הרחבה של מידע מקושר מתבסס על תוכן המסמך (שליפת מילים מגוף המייל, מסמכי word, ביצוע ocr למסמכי pdf ועוד)
במערכת ניתן להוסיף "טבלאות רוחב" שמאפשרות "יצירת קבוצות" add-hok שבאמצעותן ניתן למקד את החיפוש אחר מסמך אחד או יותר.
מערכת doc-il לניהול וקטלוג מסמכים פותחה עבור ארגונים, חברות, מפעלים ועצמאים (כגון עורכי דין, רואי חשבון, סוכנים וכו’) בכל סדר גודל. נסמכת על ידע של עשרות שנות אדם וניסיון רב בפיתוח מערכות ייעודיות לניהול מסמכים שנכתבו עבור חברות ביטוח, מוסדות, מפעלים ועוד.
מערכת ניהול המסמכים של חניבעל מערכות מידע בע"מ מאפשרת :
- לקלוט את כל סוגי הקבצים.
- קליטה של מסמך/קובץ מכל אמצעי.
- תמיכה מלאה באופיס.
- ביצוע החתמה דיגיטלית באמצעות כרטיס חכם.
- לנהל משימות למשתמש עם וללא קשר למסמך.
- לשלוח מסמכים בתוך הארגון/ומחוץ לארגון באמצעות מייל.
- לקלוט מסמכים באמצעות קריאת בר-קודים.
- ועוד תכונות נוספות.
יתרונות המערכת שלנו - Doc-IL
ניתן להבין, אם כן, כי מערכת ניהול מסמכים (או "ארכיון דיגיטלי" או "ארכיב ממוחשב") שיצרנו מקנה לארגון קשת רחבה של יתרונות.
בראש ובראשונה, היא חוסכת המון זמן והתעסקות של עובדים ומנהלים על שמירה ושליפה של מסמכים ומאפשרת התנהלות יותר יעילה, מהירה ואפקטיבית.
המשמעות היא כמובן חיסכון בזמן ומלבד זאת גם חיסכון גדול מאוד בניירת ובשטחי אחסון, בטעויות, אובדן מסמכים וכדומה. בנוסף,
באמצעות המערכת קל מאוד לשתף כל עובד בעל הרשאה ועד לכלל העובדים בארגון בכל פריט מידע ומסמך רלוונטי, ללא עיכובים והתעסקויות מיותרות. זאת מפני שהמסמכים כולם ניתנים לאיגוד בשטחים משותפים מוגדרים,
למשל שטח משותף לכל העובדים במחלקה מסוימת או בחברה בכללותה.
מעבר לכך, המערכת מציעה עוד מגוון יתרונות חשובים, למשל יכולת לאתר מסמכים בהתאם לנושאים ותכונות שלהם, אפשרות לעבוד באופן משותף על אותו המסמך ובאותו הזמן, קישור מסמכים ישירות לתיקי לקוחות מתוך תוכנות האופיס של ווינדוס, ועוד.
במערכת Doc-IL ניתן לבצע קליטה אוטומטית של מסמכים מבוסס על ידי קריאת בר-קודים או ערך כלשהו מוגדר מראש ולתייק את המסמכים אוטומטית בתיק ובחוצץ הנכונים, ללא צורך בתיוק ידני.
כמו כן, מסמכים שעל פי הגדרתם צריכים להיחתם חתימה דיגיטלית מאושרת או מאובטחת, יוחתמו אוטומטית,
אין צורך לרכוש באלפי שקלים לשנה מערכות חיתום או תוכנה לחתימה דיגיטלית, המערכת Doc-IL מכילה בתוכה אופציה לחתימה דיגיטלית ללא צורך באיזה תוכנה חיצונית המאפשרת הליך חתימה דיגיטלית. באמצעות מערכת Doc-IL תוכלו לייצר לכל משתמש חתימה דיגיטלית מאובטחת, העומדת בתנאי החוק, ולבצע חתימה על מסמכים יוצאים.
לשאלות, בירורים ופרטים נוספים על מערכות ניהול מסמכים בארגון, פנו אלינו ואנו נשמח להשיב ולספק הכוונה מקצועית.
תכונות עיקריות
- חסכון בזמן עובדים, מנהלים, שטחי אחסון, נייר, זמן איתור ותיוק מיידי
- ארגון וקיבוץ כל המסמכים בשטח המשותף לכל עובדי הארגון, המחלקה או המשרד
- שיתוף כל עובדי הארגון במידע הארגוני
- אפשרות לעבודה משותפת על מסמך
- איחוד/קיבוץ מסמכים מסוגים שונים תחת מספר מאפיינים
- איתור מהיר וקל של מסמכים לפי נושאים ותכונות
- תאימות מלאה לאופיס
- החתמה דיגיטלית מיידית באמצעות כרטיס חכם או תעודה מאובטחת
תכונות נוספות
- קישור מסמך/ים ישירות לתיק הלקוח מתוך word ,excel ,outlook ועוד
- ייצוא מסמך/ים לגורם חיצוני (בודד או רשימת תפוצה)
- קליטת ואחסון מסמכים מכל הסוגים טקסט, תמונה, וידאו, אודיו, html ועוד.
- ייבוא דואר אלקטרוני כולל יבוא קבצים מצורפים שצורפו לדואר אלקטרוני
- קליטת מסמכים ממגוון התקנים: פקס, סורק, מצלמה, דיסק, טלפון נייד ועוד
- ניהול גרסאות והקצאת סימוכין אוטומטית לכל מסמך word
- איתור מסמך על ידי חיפוש מילים מתוך הקובץ (word או pdf)
- הפקת דוחות ניהוליים ועוד
