ארכיון ממוחשב או ארכיון ידני, מה המענה הנדרש למשרד שלכם? סריקה לארכיון ללא תוכנה מסודרת שמלווה את התהליך, או באמצעותה? מדוע לתוכנה – יתרון ברור עבורכם, מדוע לתוכנה יעודית יש יתרון ברור ואיכותי? כיצד מומלץ להיערך לשמירה על המסמכים שלכם, לרבות גיבוי ואחזור, במידה ובגרסה הידנית שלהם משהו הולך לאיבוד?

העובדה כי ארכיון ממוחשב, אשר מתגבש עקב סריקת המסמכים אליו, הוא הפתרון האידיאלי לשמירה על מסמכים, היא עובדה ברורה לרוב העוסקים במלאכה המשרדית. מסמכים עלולים להצהיב, ללכת לאיבוד, לדהות ולעבור תאונות שיקשו עליכם לפענח את הכתוב בהם. גם אם המסמך פיזית נשמר, זה רק עניין של זמן עד אשר יתבלה.

גם אנשים פרטיים, למשל בעלי תארים אקדמאים, סורקים כיום את מסמכיהם על מנת להגן על עצמם מפני תופעה זו. כעת נשאלת השאלה כיצד לסרוק למחשב: רגיל, עם סורק ביתי, או באמצעות תוכנת סריקה לארכיון? אנו בטוחים כמובן כי סריקה לארכיון באמצעות התוכנה של חניבעל מערכות היא הפתרון, ולהלן מספר יתרונות מובהקים של שיטה זו.

אף מסמך לא הולך לאיבוד

רוב הסורקים שנקנים כיום בשוק מכוילים לסרוק לתיקיית MY DOCUMENTS במחשבי PC ו – DOCUMENTS במחשבי APPLE. לעתים, יוצר המשתמש תת תיקיות בתיקיות אלה, מה שגורם עם הזמן להסתעפויות שונות ומשונות, לאובדן מסמכים ולחיפוש מורכב ביותר. לכן, מסמך צריך לא רק להיסרק אלא גם להיות מוצב בתיקיות מסודרות שנוצרות על ידי תוכנת סריקה לארכיון שנועדה למיקסום היעילות באיתור המסמכים.

כאשר הסריקה מתבצעת באמצעות המערכת לניהול מסמכים של חניבעל מערכות, תהיו בטוחים שגם אחרי תקופת זמן רבה תוכלו למצוא את המסמך הנדרש במהירות, בתיוק באמצעות המערכת לניהול מסמכים של חניבעל מערכות, המסמך יישמר בתיקייה שהוא צריך להישמר בה, מה שיקל עליכם מאד למצוא ולשלוף אותו החוצה כשתזדקקו לו.

אלו תכונות צריכות לאפיין ארכיון ממוחשב?

שליפה מהירה של נתונים, מציאת מסמכים מהירה, תיקיות קלות להתמצאות, ממשק-תוכנה נוח לתפעול: גם אנשים האמונים על סריקת המסמכים בארגון שאינם בקיאים בניהול מסדי נתונים יוכלו לתפעל תוכנה זו בקלות. את כל אלו תוכלו למצוא באופן מובנה בתוכנה של חניבעל מערכות, המהווה ארכיון ממוחשב אשר מסייע גם לסרוק את המסמכים וגם לתייקם בצורה נוחה ובוודאי למצוא את המסמכים הנדרשים במהירות וביעילות.

חניבעל מערכות – ארכיון ממוחשב בהתאמה אישית

בחברת חניבעל מערכות עוסקים בהתאמת ארכיון ממוחשב לבית העסק או המשרד. סריקה לארכיון מבית חניבעל מערכות מידע בע”מ הנה קלה, יעילה, ידידותית למשתמש ומגשימה את מטרת תיוק המסמכים בקלות רבה. לקוחות רבים שהשתמשו בתיוק ידני ככלי יחיד עברו לתיוק הממוחשב, ומדווחים על שביעות רצון מובחנת כתוצאה מכך.

פנו ל – חניבעל מערכות מידע בע”מ והגשימו חלום: תיוק דיגיטלי באמצעות סריקה ממוחשבת. לפרטים, הקליקו!

יש לך שאלה בנוגע לתכונות המערכת? מעוניין לקבל הסברים נוספים?
צור איתנו קשר ונשמח לסייע לך
צוות חניבעל – מערכת לניהול מסמכים
טלפון: 077-495-6601