סריקת מסמכים למאגר דיגיטלי באמצעות תוכנה יעודית
כיצד מומלץ לבחור תוכנות סריקת מסמכים לעסק ולמשרד? מדוע סורק לבדו – כגורם יחיד אינו מספיק טוב בשביל לנהל את מסמכי המשרד/עסק? מדוע שימוש בתוכנות ייעודיות לניהול מסמכים ישפר דרמטית את השימוש בידע הארגוני הנצבר ויאפשר מציאת המסמך הנדרש במהירות וביעילות?
תוכנות סריקה יש לבחור בהתאם לצרכי העסק, והתאמתם אליו. התוכנה חייבת ליישם הצרכים היחודיים לעסק, ולשים את הקובץ בתיקייה מסודרת המאפשרת ללקוח למצוא אותו בקלות. הבעיה עם סריקה רגילה היא שמרגע שסיימתם עם התהליך, הקובץ נשמר בתיקיית ברירת מחדל ובשם ברירת מחדל, מה שלא מאפשר לכם למצוא את הקובץ בזמן אמת, אלא אם כן אתם אחראיים ונוהגים תמיד לשנות את שמו של כל מסמך שאתם סורקים כך שיזוהה בקלות. גם אז, ייתכנו כפילויות של תיקיות וקבצים ולכן, סריקת מסמכים וניהולם כדאי לבצע עם תוכנה ייעודית, ולא להסתמך על סורק בלבד
יש לבחור תוכנה המתאימה לצרכי העסק
לכל עסק יש מאגר מסמכים שבסופו של דבר מוצא מקומו בקלסר כזה או אחר. החומר נאסף ע”פ ייעודו / נתוניו / שייכות ללקוח / גורם וכד’.
היום, כאשר הטכנולוגיה מאפשרת ניהול מסמכים מושכל שמאפשר איתור המסמך בהתאם להגדרות שונות וצירוף של מסמכים ממקורות מידע שונים ומתקופות שונות לתוך תוצאת שאילתה ממוחשבת שנעשית בקלות וביעילות באמצעות התוכנה לניהול מסמכים. אנו נמצא כל מסמך / צירוף מסמכים במהירות וביעילות.
יש משרדים שמקבלים הרבה מסמכים מודפסים וצריכים לאחסן את המסמכים בקלסרים.
יש משרדים שמייצרים קבצים מסוגים שונים, אופיס, מיילים וכד’ בשילוב עם חומר מודפס.
ויש משרדים שמשלבים את כל הסוגים ביחד.
לכן, חניבעל מערכות מידע בע”מ פיתחה סוגים שונים של מערכות לניהול מסמכים שמתאימים למשרדים/עסקים שונים ומאפשרת לבצע התאמות של כל אחת מהתוכנות ע”פ צרכי הארגון
סריקה ללא תוכנה – מתכון לאובדן מסמכים
כאשר הסריקות שלכם אינן מבוקרות, הקבצים ילכו לתיקיות ברירת מחדל, ואם מי מהעובדים שלכם שינה הגדרות של שמות קבצים או תיוקים עלול להיווצר אובדן קבצים סמוי: הקבצים יהיו קיימים הלכה למעשה במחשב, אבל עם שם לא נכון ובמקום לא נכון שיקשה עליכם למצוא אותם. סריקת מסמכים משרדית יש לבצע רק עם תוכנת ארכיון מסמכים מקצועית
תוכנות סריקה בהתאמה אישית מבית חניבעל מערכות מידע בע”מ
בחברת חניבעל מערכות מידע בע”מ יספקו לכם תוכנות סריקה בהתאמה אישית על פי צרכי העסק. כל סריקה שלכם תלווה בתוכנה אשר תדאג לתייק ולתת לקובץ הסרוק את שמו הרלוונטי. תפעול התוכנה, תיוק ושמירת המסמכים תהיה מטלה קלה, החומר הסרוק יהיה נגיש לכלל עובדי המשרד ויגדיל את היעילות של השימוש במסמכים הרלוונטיים.
פנו אלינו למידע נוסף על התאמת פתרונות סריקת מסמכים אישית לבית העסק: הקליקו כאן
