מהי תוכנה לניהול מסמכים ולמי היא מיועדת? מה היתרונות של תוכנה לניהול מסמכים? האם כל אחד יכול להשתמש בתוכנה לניהול המסמכים שלו? על השאלות הללו תוכלו למצוא תשובות במאמר הבא.

עם התקדמות עולם הטכנולוגיה ניתן לשמוע בשנים האחרונות על יותר ויותר תוכנות לניהול מסמכים. כל תוכנה לניהול מסמכים, על פי הטכנולוגיה בה היא פועלת, מאפשרת לבצע ניהול של מסמכים שונים של העסק ולשמור על המסמכים במקום בו לא יתבלו ובמקום בו יהיה קל מאוד למצוא אותם במקרה הצורך וכמובן לגבות את המסמכים לצרכי הקטנת סיכונים מאיבוד מסמכים מסיבות שונות.

את קליטת המסמכים לתוכנה מבצעים בעזרת סריקה של המסמכים המבוקשים, או העברה של קבצים שונים מהמחשב / רשת / ענן אל תוך המערכת תוך כדי תיוק המסמך באמצעות המידע הרלוונטי.

למי מיועדת תוכנה לניהול מסמכים?

תוכנה לניהול מסמכים מיועדת בעיקר לעסקים וארגונים שונים, מקומות בהם מתנהלים עם מאות ואלפי מסמכים בכל חודש, ומקום בו האפשרות לשלוף כל מסמך נדרש בקלות ובמהירות.

משרדים שכאלה יגבירו את יעילות השימוש במסמכים שיתוייקו, יגדילו את האפשרות להנגשת המידע הארגוני לכלל עובדי המשרד ע”פ הרשאתם. יצמצמו עלויות (עד 20% מהעלויות המשרדיות) ויאפשרו זרימת מידע קלה ואיכותית.

מה היתרונות של ניהול מסמכים באמצעות תוכנה ייעודית?

תוכנה לניהול מסמכים מעניקה כמה יתרונות חשובים מאוד למשתמשים בה:

  1. אפשרות לשלוף בתוך שניות כל מסמך לו אתם זקוקים, ולא משנה אם הוא ישן מאוד.
  2. אפשרות לשמור על כל הניירת בצורה מסודרת יותר ולמנוע איבוד מסמכים.
  3. אפשרות לחסוך בהוצאות על נייר והדפסה בצורה משמעותית במיוחד.
  4. אפשרות לשמור על המסמכים השונים למשך שנים רבות מבלי לראות סימנים של בלאי על הנייר או מחיקה של הדיו.

היתרונות הללו הפכו את התוכנה לניהול מסמכים של חניבעל מערכות למבוקשת מאוד ורבים בשנים האחרונות בוחרים בתוכנות שכאלו בכדי לנהל את המסמכים ולשמור עליהם בצורה הרבה יותר טובה, נוחה, קלה ופשוטה.

האם נדרשת הכשרה מיוחדת בכדי להשתמש בתוכנה?

תוכנה לניהול מסמכים מבית חברת חניבעל מערכות מידע הינה תוכנה ידידותית מאוד למשתמש אשר כל אחד יכול להשתמש בה בקלות רבה, גם אם אין לו או לה ידע רב במחשבים.

זקוקים למידע נוסף? מחפשים פתרונות חכמים לניהול של העסק שלכם? חייגו אלינו כבר עכשיו לטלפון 077-495-6601 והנציגים שלנו ישמחו לעמוד לרשותכם ולהציע לכם מגוון רחב של פתרונות לניהול חכם של המסמכים בעסק שלכם בהתאמה אישית במיוחד עבורכם!

יש לך שאלה בנוגע לתכונות המערכת? מעוניין לקבל הסברים נוספים?
צור איתנו קשר ונשמח לסייע לך
צוות חניבעל – מערכת לניהול מסמכים
טלפון: 077-495-6601