מהו תיוק מסמכים ממוחשב, ומדוע מומלץ מאד לכל ארגון להתקין תוכנת סריקה וניהול מסמכים המתייקת בארכיון מסודר ומאורגן בהתאם לנדרש בארגון? מהו הערך המוסף של תיוק מסמכים הנעשה באמצעות התוכנה לניהול מסמכים, ומה מבדיל אותו מסריקה רגילה של מסמכים על ידי הלקוח?

התוכנה לניהול וסריקת מסמכים מאפשרת סריקה, תיוק מסמכים למערכת הניהול, ארגון המסמכים פיסית בשרתי חברה (או בענן) ואפשרות לאתר מסמך / מסמכים ע”פ חתכים לוגיים שונים שמרכבים חלק ממאגר הידע הארגוני שהוטמע במערכת תוך כדי התיוק.

במשרדים בהם משתמשים בסורק ותוכנות לא ייעודיות, העובדים ודאי שמו לב לכך מסמכים רבים מתוייקים בספריות שאינן מתאימות לתוכן המסמך או שייתכן ויש צורך לשייכם גם לספריות אחרות המכילות מידע לחלק מהנושאים הקשורים למסמך. ככל שיש כמות גדולה יותר של מסמכים, כך היכולת לתייק מסמכים במקום הנכון תמיד הוא הולך ונהיה קשה יותר ומציאת המסמך הופכת למסובכת יותר ויותר.

תוכנה ייעודית לסריקה ותיוק מסמכים ע”פ צרכי המשרד יעבירו את האחריות לתיוק המסמכים ידע הצבר במערכת ויאפשר תמיד לאתר כל מסמך במהירות וביעילות.

בתיוק ללא מערכת ייעודית לניהול מסמכים – הביורוקרטיה והעבודה המשרדית נעשית ידנית

העובד צריך להכיר את שיטות הסריקה, יצירת קבצי תוצאה והעברת תוצאות הסריקה ידנית לספריות ייעודיות בשרת או בענן. העובד חייב להיות גם בעל ידע טכנולוגי וגם לדעת איך לתייק את מסמך התוצאה במקום הנכון כדי שגם עובדים אחרים יוכלו למצוא את המסמך ולעשות בו שימוש מושכל.

תיוק המסמכים לאחר הסריקה מושפע מגורמים שונים המופעלים על העובד : לחץ, כמויות גדולות של מסמכים לסריקה, מצבי רוח המושפעים מגורמים אישיים וחיצוניים. כל אלה יחד עלולים לגרום לתיוק מוטעה ולאיבוד מסמכים וידע ארגוני ולמנוע שימוש יעיל במסכים הסרוקים.

בשימוש בתוכנות סריקה וניהול מסמכים ייעודיים – התיוק יהיה מהיר ויהיה תמיד מושפע מהידע הארגוני הנצבר בתוכנה

אין צורך לחפש את הקליק הימני ואת ה – “שנה שם”, אין צורך לחפש את “המחשב שלי” וליצור תיקיות או לגרור אותן ממיקום למיקום.

תוכנת ארכיון מסודרת מטפלת לכם בקובץ על פי ההוראות שלכם (בעל העסק / משרד), שייעשו באמצעות מסכי תיוק שיותאמו לצרכי המשרד מייד עם סיומה של כל סריקה. אתם מקלידים נתונים, כולל נתוני העברה לארכיון והתוכנה מבצעת אוטומטית שמירה של המסמכים הנסרקים בקלות, במהירות ותמיד באותה שיטה. כל יהיה קל לאתר את המסמך ולעשות בו שימוש יעיל לצרכי הארגון

למנגנון תיוק המסמכים – ביצועים מהירים ונוחים

הפעלה מהירה, טעינה קלה של הממשק, העלאה יעילה באופן אוטומטי של ממשק הארכיון לאחר כל סריקה, ומציאה קלה של הקבצים בתיקיות הארכיון. תיוק מסמכים עם ארכיון דיגיטלי נעשה כיום על ידי משרדים רבים, כולל משרדי החברות הפרטיות הגדולות ומשרדים ציבוריים נכבדים.

חניבעל מערכות מידע בע”מ – תיוק מסמכים דיגיטלי באיכות

בואו להתחדש בתוכנת תיוק מסמכים חדשה שתתממשק לסורק שלכם, ותדאג להזין את המסמכים ישירות לתיקיות הארכיון. ניתן להשתמש בארכיון המסמכים הדיגיטלי כמאגר יחיד או כמאגר נוסף (גיבוי) לזה הידני שברשותכם כיום.

פנו לחברת “חניבעל” לפרטים נוספים בנושא תיוק מסמכים דיגיטלי. הקליקו כאן!

יש לך שאלה בנוגע לתכונות המערכת? מעוניין לקבל הסברים נוספים?
צור איתנו קשר ונשמח לסייע לך
צוות חניבעל – מערכת לניהול מסמכים
טלפון: 077-495-6601