ניהול ארכיון ממוחשב בענן עם קישוריות לשרתי Microsoft 365
ניהול מסמכים בענן - חניבעל מערכות
חניבעל מערכות מידע בע"מ, השיקה מערכת חדשה ל- ניהול מסמכים בענן. המערכת מופעלת מתוך הדפדפן (מומלץ Chrome) או באמצעות הנייד או מכשיר ביניים.
התוכנה החדשה אפשרית להפעלה מתוך שרת קיים או "ענן" שנרכש בנפרד ע"י המשרד / הארגון.
בסיס הנתונים של המערכת דומה מאוד לבסיס הנתונים הקיים במערכת שרת/לקוח ויש בה מספר תוספות. למשל – אפשרות חיבור למנגנון Microsoft office 365.
למערכת ניהול המסמכים, שני תפקידים עיקריים :
- שיתוף מידע עבור בעלי עניין (בכפוף להרשאות).
- מציאת המסמך ב- "אפס" זמן.
כדי לאפשר יכולות אלו המערכת מאפשרת :
- סריקת מסמכים, תמונות, קבצי WORD , HTML, ווידאו ועוד.
- תיוק מסמך על פי נהלי הארגון.
- הפרדה בין מחלקות/לקוחות הארגון בעבודה לפי מחלקות או לקוחות.
- קישוריות למערכת Microsoft-365 לצרכי עדכון מסמכי אופיס או שליחת מיילים.
- איתור מהיר ביותר של כל מסמך שתוייק במערכת (אפס זמן חיפוש)
- איתור והצגת מסמכים ע"פ קריטריונים נבחרים. לא יותר משנייה למסמך מתוך 100,000 מסמכים.
- איחוד מסמכים לפי "תיק" (פרוייקט, עסק, קלסר….), איתור מסמכים לתיק בקלות.
- הצגת מסמכים לפי סוג מסמך לפי לקוחות.
- "איחוד" מסמכים בקבוצות מוגדרות מראש (תמונות/מסמכים/Email).
- איתור על-פי אפיונים שנקבעים בהתאמה לצרכי הארגון.
- איתור לפי מילים בתוך מסמכי Word או PDF (Searchable)
- מספר אנשים יכולים לראות את אותו המסמך במקביל.
- ייבוא דואר אלקטרוני (כולל מצורפים) וקבצים גרפים מכל הסוגים.
- מפתוח רק של מסמכים מצורפים מהמייל.
- הדפסה של המסמכים המתוייקים.
- שליחת המסמך בדואר אלקטרוני מיידית לנמען בתוך או מחוץ לארגון.
- אפשרות לזיהוי בר-קוד המודפס במסמך ומתן אפשרות לחיפוש על-פיו.
- חסכון בעליות אחסון נייר.
- ניהול מסמכי Office בארגון, כולל גירסאות.
- תיוק מסמכים באמצעות "הדפסה" למדפסת חניבעל מכל תוכנה שמאפשרת הדפסה.
למערכת ניהול המסמכים של חניבעל מערכות מידע בע"מ, יש שתי תצורות.
תצורה אחת למחשב מקומי והשימוש בו נעשה באמצעות הדפדפן (Browser – recommended, Chrome).
ההפעלה מותנת בהרשאות גישה לשרת / ענן (כמובן שרצוי להפעיל באמצעות VPN או דומיו, כדי למנוע גישה ממי שאינו מורשה).
התצורה השנייה היא באמצעות הנייד (מכל הסוגים).
בתצורה זו התפריטים שונים וכוללים צפייה במסמכים או טעינה מהגלריה או טעינה באמצעות צילום תמונה / וידאו.
לצפייה במדריך למשתמש בשימוש בדפדפן : מדריך למשתמש בדפדפן
לצפייה במדריך למשתמש בשימוש במכשיר הטלפון הנייד : מדריך למשתמש בנייד
להצגת סרטון על המערכת כנס לקישור : הצגת המערכת
להצגת סרטון על המערכת לניהול מסמכים בנייד כנס לקישור : ניהול מסמכים בנייד
להצגת סרטון על סריקת מסמכים למערכת עם סורק שולחני כנס לקישור : סריקת מסמכים
לקוחות קיימים (שנמצאים בשירות)
שירכשו את המערכת החדשה ובתנאי שהרכישה והתשלום יבוצעו עד לסוף אוגוסט 2025 :
יזכו להנחה של 40%.