ניהול סבב חתימות - אישור תשלום לספקים
סבב חתימות מתבצע בצורה יעילה וידידותית עבור כל הארגון.
זוכרים איך בשנות ה־90 היינו מחתימים חשבונית ספק לתשלום? איש הרכש נכנס למשרד של מנהל התפעול ומניח לו את החשבונית על השולחן. אבל מנהל התפעול בדיוק נמצא בפגישה. אז הוא נזכר להחתים את החשבונית רק בסוף היום ומעביר את המסמך למנהל החשבונות שבכלל יצא מוקדם יותר לאירוע. למוחרת מנהל החשבונות היה חותם ושם בצד, ורק אחרי שבוע נזכר שהמסמך נדרש לחתימה של סמנכ"ל הכספים. אבל סמנכ"ל הכספים בכלל בזנזיבר. ועד שהמסמך היה מגיע למנכ"ל הייתה לה חשבונית יחידה מסתובבת בין המחלקות השונות. הדבר הזה היה יכול לעכב פרויקטים שלמים בימים, בשבועות ואף בחודשים ולהשאיר ספק אחד מתוסכל מאוד.
אבל אנחנו לא בשנות ה־90 יותר והכול דיגיטלי. אז למה שגם סבב החתימות לא יעבור דיגיטציה?
מנגנון סבב החתימות הוא מודל בתוך מערכת ניהול המסמכים Doc-IL של חניבעל ומבוסס על קליטת מסמכים והגדרות במערכת ארכוב המסמכים.
אז איך מתבצע תהליך סבב החתימות הארגוני?
- המסמך מגיע לארגון ומתויק במערכת ניהול המסמכים של חניבעל מערכות מידע
- בוחרים את הקבוצה שצריכה לחתום
- המסמך מתויק במערכת ותהליך ההחתמה מתחיל
- כל אחד מהגורמים הנדרשים לחתימה מקבל מייל או SMS (אפשר גם וגם) המכיל קישור לחתימה
- הגורם המאשר פותח את הקישור, ולאחר עיון בחשבונית מאשר את התשלום על ידי לחיצה על כפתור "חתום"
- שרת פעולה שפועל ברקע בודק מי חתם / לא חתם על המסמך ומפעיל דרישת החתמה שוב ושוב עד להחתמה מלאה.
מה היתרונות במערכת ניהול החתימות?
- התהליך מבוצע באמצעות מנגנונים דיגיטליים – מי צריך יותר ניירות?
- לכל גורם קיימת חתימה דיגיטלית מאובטחת שנוצרת במערכת ניהול המסמכים
- התהליך יכול להתרחש אצל מספר עובדים שונים במקביל, במחשב או בנייד
- סדר ההחתמה אינו חשוב – אין צורך לחכות לסדר חתימות מובנה
- חתימת הגורמים גלוייה בהצגת המסמך באמצעות קורא PDF
ואיזה עוד פיצ'ר קיים?
בנוסף קיים מנגנון בקרה.
לכל קבוצה ניתן למנות "גורם מבקר". הגורם המבקר מקבל הודעה במייל או ב- SMS (אפשר גם וגם) לאחר שכל גורם "חתם או אישר". כאשר כל סבב החתימות הושלם – הגורם המבקר מקבל הודעה שכל הנוגעים לדבר חתמו וכך ניתן להמשיך לשלב הבא.