מערכת ניהול מסמכים מתקדמת וארכיב דיגיטלי ממוחשב
מסדרת המוצרים המתקדמים של - חניבעל מערכות מידע בע"מ
משרד ללא נייר - עם מערכת ניהול המסמכים המובילה בישראל
מערכת "ניהול המסמכים" מתאימה לעסקים בכל גודל היא פותחה עבור מגוון של ארגונים, חברות ועסקים מאפשרת תיוק מהיר, ומציאת המסמך ב- "אפס זמן".
כולל יכולות חתימה דיגיטלית התואמת לחוקי מס ההכנסה לצרכי ביעור מסמכים.
מערכת doc-il קלה וידידותית לתפעול, אינטואיטיבית ויכולה לשמש כל משרד בכל סדר גודל ללא מגבלת כמות מסמכים
מהי מערכת ל- "ניהול מסמכים" (או "ארכיון דיגיטלי" או "ארכיב ממוחשב")
מערכת לניהול מסמכים (או "ארכיון דיגיטלי" או "ארכיב ממוחשב") צריכה לענות על שלושה עקרונות בלבד :
- פשטות בשימוש והפעלה
- שיתוף מידע ארגוני (בכפוף להרשאות)
- מציאת המסמך הנדרש ב- "אפס זמן"
לשמש כארכיב ממוחשב מתקדם לעסקים בכל גודל
מערכת ניהול מסמכים כוללת קישוריות מלאה ל-Office 365
פתרונות חתימה דיגיטלית משולבים : שרת, API ועמדה מקומית
עיין גם ב:
הצורך בניהול מסמכים (או "ארכיון דיגיטלי" או "ארכיב ממוחשב") יעיל בארגונים
עסקים בכל גודל זקוקים למערכת ניהול מסמכים יעילה. החל ממשרדי עורכי דין, רואי חשבון, פרוייקטורים וכד' עד חברות ענק. ומתעסקים עם עשרות עד אלפי מסמכים ביום
מדובר בין היתר בהצעות מחיר, סיכומי פגישות ופרוטוקולים, פרטי פרויקטים, תכתובות מול הבנקים, תשלומים לספקים, משכורות לעובדים וכדומה. כל מסמך דורש תיוק, חיפוש ושיתוף.פעולות אלו דורשות זמן יקר.
אלו אלפי פעולות “קטנות” בחודש המצטברות לכדי פרקי זמן משמעותיים ביותר, וכל זאת עוד לפני שהזכרנו עיכובים, טרדות, טעויות בשמירה ובמשלוח וכדומה – אשר יוצרים חוסר סדר ופוגמים בהתנהלות השוטפת. את הפתרונות לסוגיות אלו מספקת המערכת לניהול המסמכים שלנו.
מערכת - Doc-IL - מערכת היא "תוכנה לניהול מסמכים" ותיקה ואיכותית
מערכת ניהול המסמכים מבית חניבעל מערכות מידע בע"מ הינה בעצם "מאגר" של קבצים מסוגים שונים כגון : מסמכים, תמונות, מצגות , מיילים ועוד
המערכת פשוטה ואינטואיטיבית, קלה להבנה ושימוש ומאפשרת לשתף ידע ארגוני בקלות על סמך הרשאות ומציאת המסמך באפס זמן.
למערכת אין הגבלה של מסמכים או גודל קבצים. מגבלות אלו הינן בכפוף לרשת הארגונית או הענן שבהן מוחזקים הקבצים. המערכת מהירה מאוד ותלויה אך ורק בתשתית שבסביבתה פועלת המערכת (שרת קבצים, שרת בסיסי הנתונים, תחנות העבודה).
סריקה או טעינת מסמכים נעשית בקלות, באמצעות סורק שולחני (מהפשוטים ביותר עד המקצועיים ביותר) שמחובר למחשב.
אפשר לסרוק מסמכים גם עם סורק מחלקתי או בכל אמצעי אחר, אלא, שבמקרים אלו המסמכים "מגיעים" לספרייה (בדרך כלל משוייכת למשתמש) ברשת או במחשב המקומי,
או שהן מנותבות לתיבת מייל. במקרים אלו תיוק המסמכים יבוצע בשיטה של "טעינת" קובץ למערכת או באמצעות קליטה ישירות מתוך המייל.
תיוק הקבצים/מסמכים למערכת נעשה בקלות. השיטה "מחקה" תיוק מסמך "בקלסר".
יש לציין את תיאור המסמך, קישור לתיק, סוג המסמך ותאריך המסמך (שבדרך כלל בה עם ברירת מחדל).
הרחבה של מידע מקושר מתבסס על תוכן המסמך (שליפת מילים מגוף המייל, מסמכי word, ביצוע ocr למסמכי pdf ועוד)
במערכת ניתן להוסיף "טבלאות רוחב" שמאפשרות "יצירת קבוצות" add-hok שבאמצעותן ניתן למקד את החיפוש אחר מסמך אחד או יותר.
מערכת doc-il לניהול וקטלוג מסמכים פותחה עבור ארגונים, חברות, מפעלים ועצמאים (כגון עורכי דין, רואי חשבון, סוכנים וכו’) בכל סדר גודל. נסמכת על ידע של עשרות שנות אדם וניסיון רב בפיתוח מערכות ייעודיות לניהול מסמכים שנכתבו עבור חברות ביטוח, מוסדות, מפעלים ועוד.
מערכת ניהול המסמכים של חניבעל מערכות מידע בע"מ מאפשרת :
- לקלוט את כל סוגי הקבצים.
- קליטה של מסמך/קובץ מכל אמצעי.
- תמיכה מלאה באופיס כולל באופיס 365 ו- OneDrive.
- ביצוע החתמה דיגיטלית באמצעות כרטיס חכם.
- לנהל משימות למשתמש עם וללא קשר למסמך.
- לשלוח מסמכים בתוך הארגון/ומחוץ לארגון באמצעות מייל.
- לקלוט מסמכים באמצעות קריאת בר-קודים.
- ועוד תכונות נוספות.
יתרונות המערכת שלנו - Doc-IL
השימוש במערכות לניהול מסמכים חוסך המון זמן והתעסקות של עובדים ומנהלים על שמירה ושליפה של מסמכים ומאפשרת התנהלות יותר יעילה, מהירה ואפקטיבית.
המשמעות היא כמובן חיסכון בזמן ומלבד זאת גם חיסכון גדול מאוד בניירת ובשטחי אחסון, בטעויות, אובדן מסמכים וכדומה.
קל מאוד לשתף כל עובד בעל הרשאה ועד לכלל העובדים בארגון בכל פריט מידע ומסמך רלוונטי, ללא עיכובים והתעסקויות מיותרות. זאת מפני שהמסמכים כולם ניתנים לאיגוד בשטחים משותפים מוגדרים,
למשל שטח משותף לכל העובדים במחלקה מסוימת או בחברה בכללותה.
מעבר לכך, המערכת מציעה עוד מגוון יתרונות חשובים, למשל יכולת לאתר מסמכים בהתאם לנושאים ותכונות שלהם, אפשרות לעבוד באופן משותף על אותו המסמך ובאותו הזמן, קישור מסמכים ישירות לתיקי לקוחות מתוך תוכנות האופיס של ווינדוס, ועוד.
במערכת Doc-IL ניתן לבצע קליטה אוטומטית של מסמכים מבוסס על ידי קריאת בר-קודים או ערך כלשהו מוגדר מראש ולתייק את המסמכים אוטומטית בתיק ובחוצץ הנכונים, ללא צורך בתיוק ידני.
כמו כן, מסמכים שעל פי הגדרתם צריכים להיחתם חתימה דיגיטלית מאושרת או מאובטחת, יוחתמו אוטומטית,
אין צורך לרכוש באלפי שקלים לשנה מערכות חיתום או תוכנה לחתימה דיגיטלית, המערכת Doc-IL מכילה בתוכה אופציה לחתימה דיגיטלית ללא צורך בתוכנה חיצונית המאפשרת הליך חתימה דיגיטלית.
באמצעות מערכת Doc-IL תוכלו לייצר לכל משתמש חתימה דיגיטלית מאובטחת, העומדת בתנאי החוק, ולבצע חתימה על מסמכים יוצאים.
לשאלות, בירורים ופרטים נוספים על מערכות ניהול מסמכים בארגון, פנו אלינו ואנו נשמח להשיב ולספק הכוונה מקצועית.
תכונות עיקריות
- חסכון בזמן עובדים, מנהלים, שטחי אחסון, נייר, זמן איתור ותיוק מיידי
- ארגון וקיבוץ כל המסמכים בשטח המשותף לכל עובדי הארגון, המחלקה או המשרד
- שיתוף כל עובדי הארגון במידע הארגוני
- אפשרות לעבודה משותפת על מסמך
- איחוד/קיבוץ מסמכים מסוגים שונים תחת מספר מאפיינים
- איתור מהיר וקל של מסמכים לפי נושאים ותכונות
- תאימות מלאה לאופיס וחיבור לשרת אופיס 365
- עדכון קבצי וורד, אקסל ופאוורפוינט ישירות בתוך ה- Office Online
- החתמה דיגיטלית מיידית באמצעות כרטיס חכם או תעודה מאובטחת
- הצגת וטעינת מסמכים מהטלפון הנייד
תכונות נוספות
- קישור מסמך/ים ישירות לתיק הלקוח מתוך word ,excel ,outlook ועוד
- ייצוא מסמך/ים לגורם חיצוני (בודד או רשימת תפוצה)
- קליטת ואחסון מסמכים מכל הסוגים טקסט, תמונה, וידאו, אודיו, html ועוד.
- ייבוא דואר אלקטרוני כולל יבוא קבצים מצורפים שצורפו לדואר אלקטרוני
- הצגת הודעת דואר אלקטרוני כולל מצורפים ללא יציאה לאאוטלוק
- תרגום דף ראשון סרוק למילים לצורך חיפוש מסמך
- קליטת מסמכים ממגוון התקנים: פקס, סורק, מצלמה, דיסק, טלפון נייד ועוד
- ניהול גרסאות והקצאת סימוכין אוטומטית לכל מסמך word
- איתור מסמך על ידי חיפוש מילים מתוך הקובץ (word או pdf)
- תיוק מסמכים באמצעות תפריט קבצים מכל מקום במחשב המקומי או השרת
- הפקת דוחות ניהוליים ועוד