מאמרים

סוף/תחילת השנה הקלנדרית מציע הזדמנות מצוינת להעריך מחדש את התהליכים העסקיים שלך ולגלות תחומים לשיפור.

ארכיון ממוחשב או ארכיון ידני, מה המענה הנדרש למשרד שלכם? סריקה לארכיון ללא תוכנה מסודרת שמלווה את התהליך, או באמצעותה? מדוע לתוכנה – יתרון ברור עבורכם, מדוע לתוכנה יעודית יש יתרון ברור ואיכותי? כיצד מומלץ להיערך לשמירה על המסמכים שלכם, לרבות גיבוי ואחזור, במידה ובגרסה הידנית שלהם משהו הולך לאיבוד?

מערכת לניהול מסמכים סורקת כל קובץ באופן מבוקר על פי צרכי הלקוח: מהי חשיבותה של מערכת כזו עבור בתי עסק ומשרדים, ומדוע אסור להקל בזאת ראש? מה ניתן לומר על בתי עסק הנעזרים בממשק כמו מערכת לניהול מסמכים. מדוע כיום בתי עסק רבים, וגם ישויות משרדיות שאינן עסקים, פונים לפתרון תיעוד מסמכים ממוחשב?

מהו תיוק מסמכים ממוחשב, ומדוע מומלץ מאד לכל ארגון להתקין תוכנת סריקה וניהול מסמכים המתייקת בארכיון מסודר ומאורגן בהתאם לנדרש בארגון? מהו הערך המוסף של תיוק מסמכים הנעשה באמצעות התוכנה לניהול מסמכים, ומה מבדיל אותו מסריקה רגילה של מסמכים על ידי הלקוח?

כיצד נעדיף לשמור את המסמכים שלנו, באופן ידני או דיגיטלי? כיצד המסמכים יישמרו באופן ודאי ובטוח בכל עת? איך נימנע מאובדן מסמכים, ומדוע תקריות אובדן מסמכים עשויות לקרות בכל מקום, גם אם התיוק והסדר מופתי לאין ערוך? כיצד ניתן להימנע מהאובדן גם אם מסיבה כלשהי אין מסמכים בתיקיות התיוק, והמשרד נותר מיותם, עם מחשבים בלבד?

מהו ניהול מסמכים ארגוני ומה מבדיל אותו מסריקה רגילה של מסמכים למחשב? מדוע חשוב לדאוג לתוכנה שתנהל את המסמכים, ולא רק תבצע את הסריקה שלהם? מה קרה לבתי עסק שחשבו שאם יחליפו את המאגר הידני בסורק ללא תוכנת ניהול – הם לא יזדקקו לו, ומדוע גם הם נעזרים היום בתוכנות ניהול?

מהו ארכיון מקצועי ממוחשב, ומדוע הוא הכלי שלכם לסריקת מסמכים? מהם יתרונותיו על התיוק הידני? מהם יתרונותיו על סריקה ללא תוכנת תיוק? כיצד נוהגים כיום לקוחות משרדיים הזקוקים לתיוקי מסמכים, ומהי העדפתם: תיוק ידני או תיוק ממוחשב?

כיצד מומלץ לבחור תוכנות סריקת מסמכים לעסק ולמשרד? מדוע סורק לבדו – כגורם יחיד אינו מספיק טוב בשביל לנהל את מסמכי המשרד/עסק? מדוע שימוש בתוכנות ייעודיות לניהול מסמכים ישפר דרמטית את השימוש בידע הארגוני הנצבר ויאפשר מציאת המסמך הנדרש במהירות וביעילות?

מהו ניהול מסמכים ממוחשב? מדוע כדאי לבצע ניהול מסמכים בצורה ממוחשבת ולא בניירת כפי שנהגנו עד כה? האם העברה של ניירת אל תוכנת ניהול מסמכים היא מסובכת? על שאלות אלו תוכלו למצוא תשובות במאמר הבא.

מהי תוכנה לניהול מסמכים ולמי היא מיועדת? מה היתרונות של תוכנה לניהול מסמכים? האם כל אחד יכול להשתמש בתוכנה לניהול המסמכים שלו? על השאלות הללו תוכלו למצוא תשובות במאמר הבא.