מאמרים

שיטות שונות להחתמה דיגיטלית מאובטחת או מאושרת א. יש להבחין בין חתימה דיגיטלית מאובטחת לבין חתימה דיגיטלית מאושרת. חתימה דיגיטלית מאושרת ניתן לרכוש מגורם מאשר בארץ, כיום ניתן לפנות לחברת Personal-ID ואו חברת ComSign. כל אחת מהחברות תיתן לך בנוסף להתקן גם תוכנה שבאמצעותה תוכל לבצע החתמה דיגיטלית מאושרת ובתנאי שידועה לך הסיסמא וההתקן [...]

חתימה דיגיטלית היא שיטה המאפשרת הוספת "רכיב" הצפנה למסמכים שיאפשרו הוכחת "אותנטיות", וזיהוי מדויק של מבצע "החתימה". ההצפנה עושה שימוש בתהליכים מתמטיים שקשה אם בכלל אפשר לפצח את "קוד החתימה הפרטית" של החותם. כך : מי שחתם על המסמך יכול להיות בטוח שהמסמך לא ישונה ע"י צד שלישי והמקבל יכול להיות בטוח שהמסמך שלפניו, [...]

כאשר מדברים על מערכת ניהול ידע לארגונים הכוונה היא למעשה למגוון תוכנות, המאוגדות תחת התחום של Document Management Systems או בקיצור DMS. מטרתה המרכזית של מערכת ניהול מידע היא להביא לייעול ושיפור של זרימת הידע בארגון, בחברה ובמשרד, החל ברמת העובד הבודד, דרך צוותים ומחלקות, פרויקטים ועד לחטיבות ולהנהלה עצמה. עקב יתרונותיהן הרבים מבחינת מהירות, [...]

DMS הן ראשי התיבות באנגלית עבור המונח Document Management Systems, ובעברית מערכות לניהול מסמכים. מדובר בקשת רחבה של תוכנות אשר מיועדות לייעל את זרימת הידע בארגונים, החל ברמת הסריקה והאיסוף שלו, דרך האחסון והניהול ועד לשליפתו המהירה בזמן מינימאלי. תוכנות אלו הולכות ותופסות תפקיד משמעותי בעסקים, חברות וארגונים מכל מגזרי המשק, בזכות ייעול זרימת [...]

סוף/תחילת השנה הקלנדרית מציע הזדמנות מצוינת להעריך מחדש את התהליכים העסקיים שלך ולגלות תחומים לשיפור.

ארכיון ממוחשב או ארכיון ידני, מה המענה הנדרש למשרד שלכם? סריקה לארכיון ללא תוכנה מסודרת שמלווה את התהליך, או באמצעותה? מדוע לתוכנה – יתרון ברור עבורכם, מדוע לתוכנה יעודית יש יתרון ברור ואיכותי? כיצד מומלץ להיערך לשמירה על המסמכים שלכם, לרבות גיבוי ואחזור, במידה ובגרסה הידנית שלהם משהו הולך לאיבוד?

מערכת לניהול מסמכים סורקת כל קובץ באופן מבוקר על פי צרכי הלקוח: מהי חשיבותה של מערכת כזו עבור בתי עסק ומשרדים, ומדוע אסור להקל בזאת ראש? מה ניתן לומר על בתי עסק הנעזרים בממשק כמו מערכת לניהול מסמכים. מדוע כיום בתי עסק רבים, וגם ישויות משרדיות שאינן עסקים, פונים לפתרון תיעוד מסמכים ממוחשב?

מהו תיוק מסמכים ממוחשב, ומדוע מומלץ מאד לכל ארגון להתקין תוכנת סריקה וניהול מסמכים המתייקת בארכיון מסודר ומאורגן בהתאם לנדרש בארגון? מהו הערך המוסף של תיוק מסמכים הנעשה באמצעות התוכנה לניהול מסמכים, ומה מבדיל אותו מסריקה רגילה של מסמכים על ידי הלקוח?

כיצד נעדיף לשמור את המסמכים שלנו, באופן ידני או דיגיטלי? כיצד המסמכים יישמרו באופן ודאי ובטוח בכל עת? איך נימנע מאובדן מסמכים, ומדוע תקריות אובדן מסמכים עשויות לקרות בכל מקום, גם אם התיוק והסדר מופתי לאין ערוך? כיצד ניתן להימנע מהאובדן גם אם מסיבה כלשהי אין מסמכים בתיקיות התיוק, והמשרד נותר מיותם, עם מחשבים בלבד?

מהו ניהול מסמכים ארגוני ומה מבדיל אותו מסריקה רגילה של מסמכים למחשב? מדוע חשוב לדאוג לתוכנה שתנהל את המסמכים, ולא רק תבצע את הסריקה שלהם? מה קרה לבתי עסק שחשבו שאם יחליפו את המאגר הידני בסורק ללא תוכנת ניהול – הם לא יזדקקו לו, ומדוע גם הם נעזרים היום בתוכנות ניהול?