מנגנון שלם להחתמת מסמכים מרחוק בקלות וללא מאמץ

מערכת ניהול המסמכים הוובית של חניבעל מערכות מידע מאפשרת להחתים לקוחות, ספקים ועובדים על מסמכים מבלי שהם יגיעו למשרד ומבלי להדפיס דף אחד. הלקוח מקבל קישור למייל או ל‑SMS, פותח אותו מהמחשב או מהנייד, קורא את המסמך, ומשרבט את חתימתו על המסך — חתימת eSign. כל התהליך מתועד, ניתן למעקב, ומסתיים במסמך PDF נעול שמופץ לכל הצדדים.

ראה מצגת לתהליך

שלב 1 – הכנת המסמך

המסמך שעליו יחתמו יכול להגיע משני מקורות:

• קובץ PDF קיים — מתייקים אותו ישירות במערכת.
• מסמך Word — מדפיסים אותו למדפסת הווירטואלית של חניבעל. נפתח מסך תיוק, ובסופו נוצר קובץ PDF המכיל את המסמך.

בשני המקרים התוצאה זהה: מסמך PDF מתויק במערכת, מוכן להחתמה.

שלב 2 – ניהול מיקומי החתמה

לאחר התיוק, משתמש המערכת נכנס למסך "ניהול מיקומי החתמה" וקובע בדיוק מי חותם ואיפה:

• מי חותם — ניתן להגדיר חותם אחד או כמה חותמים על אותו מסמך.
• באילו דפים — כל חותם יכול להידרש לחתום בדף אחד, בכמה דפים או בכל דפי המסמך.
• כמה חתימות בכל דף — ללא הגבלת מספר מיקומים בעמוד.
• בכל כיוון — מיקומי החתימה נתמכים גם בעמודים לאורך (Portrait) וגם לרוחב (Landscape).

שלב 3 – פרטי החותם וערוץ השליחה

לכל חותם מגדירים כתובת דואר אלקטרוני ומספר טלפון נייד, ובוחרים כיצד לתקשר איתו:

• מייל בלבד
• SMS בלבד
• מייל ו‑SMS יחד — במקרה זה כל פעולה מול הלקוח מתבצעת בשני הערוצים במקביל.

בנוסף נקבע האם הקישור יחייב אימות זהות. כאשר האימות פעיל, נשלח ללקוח קוד אימות (במייל, ב‑SMS או בשניהם), והוא נדרש להקיש אותו לפני שהמסמך נפתח בפניו.

שלב 4 – חוויית החותם

הלקוח פותח את הקישור במחשב או בטלפון, ללא צורך בהתקנת תוכנה או בפתיחת חשבון. משם התהליך פשוט:

1. הזנת קוד אימות — אם נדרש אימות זהות.
2. צפייה במסמך המלא.
3. אישור קריאה — הלקוח מאשר שקרא את המסמך, הבין את תוכנו ואת משמעות חתימתו.
4. מסך ההחתמה — הלקוח משרבט את חתימתו בתוך מסגרת ייעודית. הוא יכול לבחור את צבע הקו ואת עוביו, לנקות את החתימה ולצייר מחדש כמה פעמים שירצה, ולאשר רק כשהתוצאה מספקת אותו.
5. דרישת אישור סופית — מוצגת הודעה מפורשת המציינת שהוא עומד לחתום על המסמך, שקרא את תוכנו ושהוא מבין את משמעות חתימתו. הלקוח מאשר או מבטל.

לאחר האישור, המערכת משבצת אוטומטית את החתימה בכל המקומות שבהם נדרשה חתימתו — במקום אחד או במאות מקומות, ללא הגבלה.

זכות הסירוב

הלקוח רשאי גם לסרב לחתום. הסירוב נרשם במערכת, ומנהל החתימה מקבל עליו הודעה מיידית — כך שאף מסמך לא "נתקע" בלי שיידעו מדוע.

שלב 5 – התראות ומעקב

• עם כל חתימה — מנהל החתימה מקבל הודעה שהחותם חתם.
• כאשר כל החותמים שנקבעו סיימו — מתקבלת הודעת "כל החותמים חתמו" וניתן להמשיך.
• מסך "ניהול החתמות" מציג בכל רגע נתון תמונת מצב מלאה: אילו מסמכים ממתינים לחתימה, אילו נחתמו חלקית, אילו הושלמו במלואם, ואילו סורבו.

שלב 6 – נעילת המסמך והפצתו

בסיום התהליך מנהל החתימה מחתים את המסמך בחתימה דיגיטלית מאובטחת ושולח אותו לכל החותמים. כל אחד מהם מקבל העתק זהה של המסמך החתום, כשהוא נעול ובלתי ניתן לשינוי — כל ניסיון עריכה יפגע בתקפות החתימה ויתגלה מיד.

עלויות SMS

שליחת ההודעות מתבצעת באמצעות שירותי חברת אקטיב‑טרייל (ActiveTrail).

סעיף	פירוט
עלות הודעת SMS	2.5 אגורות להודעה
שליחת מייל	ללא עלות נוספת

למי זה מתאים?

כל גוף שנדרש לאסוף חתימות מלקוחות, מספקים או מעובדים שאינם נמצאים פיזית במשרד:

• רואי חשבון ויועצי מס — טופסי 101, ייפויי כוח לרשויות, מכתבי התקשרות, אישורי מאזן.
• מנהלי פרויקטים — אישורי אבני דרך, שינויים בהזמנה, קבלת מסירה.
• משרדי הנדסה ותכנון — אישורי תוכניות, פרוטוקולי אישור, הצהרות מזמין.
• עורכי דין — טפסי הסכמה, מסמכי פתיחת תיק, אישורי קבלת מסמכים.
• משרדי ביטוח וסוכנויות — הצעות, הצהרות בריאות, טפסי מוטבים.
• מחלקות משאבי אנוש — הסכמי עבודה, נהלים, טפסי קליטה.
• מוסדות חינוך, ועדי בתים, עמותות — כל טופס שדורש חתימה של מספר גורמים.

היתרונות בקצרה

• אין הדפסה, סריקה, שליחת דואר או נסיעות.
• הלקוח חותם מכל מקום — מחשב או נייד, בלי התקנות ובלי רישום.
• חתימה אחת מתפרסת אוטומטית על כל המיקומים הנדרשים במסמך.
• אימות זהות אופציונלי לפי רגישות המסמך.
• שקיפות ומעקב מלא — כולל תיעוד סירובים.
• המסמך הסופי נעול, מתויק במערכת ומופץ אוטומטית לכל החותמים.